公司分公司架构_分公司的组织架构

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公司分公司架构_分公司的组织架构

  【职场指路:萌姐,您好!我是一名普通的人力专员,因为组织架构调整,公司拟让我任职行政主管,今后负责公司行政方面的相关工作开展,也就是说协商一致之后,我彻底转岗了,请问,行政工作一般包括哪些方面的工作内容?都说行政工作不容易做出业绩来,是真的吗?那如果不是真的,行政工作如何出业绩呢?】

  【摘要:本文第一部分分享了行政工作也可以跟人力资源管理工作一样划分为不同模块及如何划分;本文第二部分结合实例说明只要用心工作,行政出业绩也不难。】

一、行政也可分模块:

首先,我要祝贺题主获得晋升。从人力专员到行政主管,虽然没有继续从事人力方面的工作,但是实际上获得了晋升、组织的认可,希望题主能够抓住机会再接再厉。

其次,行政工作也可以分模块。

  不久前,我们公司的行政管理工作也交由我管理,根据我的管理经验,一般行政管理可以分为如下几个管理模块。

(一)规章制度管理:包括行政发文、流程建设、制度建设、计划管理等工作;

(二)会议外联管理:包括公司层面内外部会议的管理、相关议程安排对接、资料收集准备、公共关系等;

(三)采购资产管理:

  采购资产管理分为两大类,一类为资产采购类项目,比如公司统一采购办公家具、办公电脑等,这些都是金额比较大,种类庞杂的采购,需要跟供应商货比三家之外,还需要通过招投标的方式来完成。

  另一类为日常采购类:包括日常办公用品、饮用水、咖啡豆、茶叶、防疫用品等的采购。

(四)差旅服务管理:包括给业务人员提供机票、酒店预订、月结账单核对等。

(五)办公环境管理:

  这一模块分为两大类:第一大类是办公场所的装修与升级。新搬入办公室之前的装修及办公室的升级改造都属于此列,可以作为单独的行政项目来推动。

  要定装修方案、家具厂家、安排搬家、进度控制、计划管理、成本控制等一系列的工作内容,涉及跟老板、物业、装修公司、家具供应商等多维度的沟通,考验行政管理人员的经验、耐心、细心、智慧。

  第二大类:办公环境日常维护,包括保洁、地毯清洗、绿植维护、观赏鱼维护等。

(六)供应商管理:包括两类供应商的管理,一类是大型项目(大型采购、装修等)的供应商管理,包括供应商的比价、供应商选择、协议谈判、协议签署、协议执行、验收、按协议支付各类款项等内容;

  另一类是日常供应商管理,包括机票代理供应商、酒店供应商、仓储服务供应商、绿植供应商、饮用水供应商、文印供应商、观赏鱼供应商等。具体管理内容包括年度服务协议的谈判(含价格、服务内容等)、续签、协议执行、月结账单审核、内部请款等内容。

(七)车辆车位管理:包括公司公务用车的协调、管理;公司公共车位的分配管理等内容。

(八)安全防疫管理:包括办公环境安全维护、疫情时期防疫管理等内容,疫情之前,我们每半年会请消防教官来给公司员工进行“减灾、防灾”的培训。

(九)成本费用管理:这个管理措施贯穿于上行政工作的方方面面,不管做什么行政工作,都要有成本控制的弦。

二、用心业绩也不难:

  行政工作虽然琐碎,但是做出业绩来也不难,主要思路如下:

(一)重点抓好大项目:

  行政工作的大项目牵涉范围比较广,一般会让员工有亲身直观感受:比如办公电脑的更新、办公室的装修升级等。

  在这种大项目的实施过程中,出业绩最重要的就是能够把成本控制好。

  控制成本要从源头上进行:比如供应商的货比三家、比如装修方案的货比三家、比如装修升级完毕更新所需的办公家具的货比三家等等。

(二)细小之处把控好:

  都说“细节出魔鬼”,那如果在你负责的行政工作里没有接触到大项目怎么办呢?其实,节流做到位,就可以做一个很好的业绩点。

  这一点,我贯彻到了供应商管理的方方面面:

  比如在机票代理供应商管理方面,续约谈判时我谈下来了一定百分比,当然可以作为业绩点记录下来;

  再比如在与某五星级酒店的续约谈判中,我把订房费用谈到符合我们公司差旅标准,当然也可以作为业绩点记录下来。

(三)关系维护好也可以有业绩:

  给大家举一个例子,比如说我现在负责的公司办公室装修升级工作,我们公司有一些家具、包装箱需要从拟装修办公室搬出来,按照常理,我们应该租一个库房存放,但是,我跟公司所在写字楼物业申请——是否可以把拟装修办公室对面的空置办公室借给我们临时安放家具、包装箱使用,物业公司考虑到我们一如既往的合作关系、看在我们老板是他们的最好的客人之一,就免费把对面的办公室借给了我们使用,免了一大笔的租赁库房费用;

  再有,就是我们把包装箱、家具从拟装修办公室搬离的时候,没有请搬家公司,而是请装修公司帮忙,又帮我们免了一大笔搬家费用。

Tips:行政工作让所有人都满意很难,但是业绩很容易量化——也就是“节流”工作做得如何——出彩也很简单,所有“节流”下来的都是公司纯利润。

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