优化财务报表结构的会议纪要_财务会议纪要总结

导读

10大经典的项目管理工具:①项目组成员表、②项目范围说明书、③Project & WBS、④项目进度计划表、⑤项目风险管理表、⑥项目沟通计划表、⑦项目会议纪要、⑧项目状态报告、⑨项目变更管理表、⑩项目总结表。简简单单的10张工具表格,浓缩了项目管理的知识与方法。

优化财务报表结构的会议纪要_财务会议纪要总结

《10大经典的项目管理工具》系列,一张思维导图回顾往期精彩:

  项目范围说明书:用好这张表,就能把项目讲清楚,经典的管理工具

  工作结构分解WBS表:管好项目的人和事,事事有人管,人人有事做

  项目进度计划表,具体可执行的工作计划,项目管理不再是瞎忙

  项目风险管理表,集风险识别、分析、应对、跟踪于一体的实用工具

  项目沟通计划表:用好这张表,搞定干系人,才是项目经理该干的事

  那,此节,我们接下来分享,10大经典的项目管理工具之第7张工具表《项目会议纪要》。

第七张工具表:《项目会议纪要》

  做过项目的都会有这样的体会,会议真是多,大大小小的各种类型的会议,每天的站会、每周的例会、每个月的汇报会议、各种专题的碰头会议、每个阶段的汇报会议、各种形式的研讨会、各种交付物的评审会议、动员会等等。

  会议,从一对一的面谈会议到多达几十号人的"大会",其实,都是一种职场中常用的沟通方式,就某个问题在一定范围内达成共识的过程。

  项目经理,在项目实施过程中,要花80%以上的时间,用在沟通上,而,最常见的沟通方式,就是开会,可想而知,会议的重要性,甚至说,会议的效率也就成了决定项目成败的关键因素之一。

  可,同时,我们也发现了,会议一多,这效果反而不好了,尤其是,开"大会",开会时,讨论异常激烈,可是,会后才发现,貌似啥也没干成,要解决的问题,照样还是问题,要推进的事情,照样停滞不前?

  没错,这就是《项目会议纪要》的意义,告别无效会议,让你的项目会议不再白开,要过程有过程、要成果有成果

  如下示例:

  《项目会议纪要》,包含了7个部分的内容:①基本信息、②会议目标、③参与人员、④发放材料、⑤发言记录、⑥会议决议(核心)、⑦发放范围。

①基本信息:包含,会议名称、召集人、会议日期、开始时间、会议地点、持续时间、记录人、审核人几项基本信息,主要为了标识具体的会议,和项目的基本信息相似。②会议目标:每次会议,都要有具体的目标,不然,就没有开会的必要了。为何要开会?想获得什么样的成果?期望达成什么样的效果?这些,都是会议的目标。③参与人员:都有哪些人参加了会议?他们都是以什么样的角色参加到会议中的?各自的职责是什么?④发放材料:会议前和会议中,都向与会人员展示了什么材料?演示了哪些信息?一一列出来。比如,做阶段汇报时,通常要事先整理总结项目的阶段数据,时间、进度、成本、质量等方面数据,做成简报,并于会前/中,展示给与会人员等。⑤发言记录:议题有哪些?都有谁发言了,发言的主要内容是什么?哪些达成共识了?哪些未决?这栏,不要用流水账的方式记录,需要会议记录者整理归纳总结会议的过程,记录重要人员的重要发言。⑥会议决议(此为核心):会议的总结,此会议都形成了哪些决议?决议的内容是什么?谁是负责人?什么时候完成?要达成什么样的效果?谁来检查监督?这就是,会议产生的具体行动计划,事项、负责人、时间点、标准、检查人,每个要素都要有。⑦发放范围:会议纪要就是白纸黑字,把会议的过程和决议记录下来,会后就要使用邮件等方式,发送给与会人员,除此之外,还要抄送此会议相关人员,如,项目的领导、客户等等干系人,让他们知晓会议的过程和产生的成果。

  在使用《项目会议纪要》时,如下几个要点:

要点①、记录与纪要不一样:会议记录,是流水账式的记录会议过程,而,会议纪要,则是在记录的基础上整理总结,既突出重点又不失过程,所以,一般是会上用记笔记的方法记录会议,会后专人整理会议纪要。

要点②、会前准备+会中控制+会后跟进:高效会议的基本流程。

1.会前准备:会前要准备好明确具体的目标、选择必要的与会人员、告知需要的相关材料、会议的时间和地点等,并发送会议通知,告知会议相关人员;2.会中控制:会议中,一定要控制会议的节奏,每个议题要清晰,要有主持引导,避免跑题、冗长等常见的会议问题;3.会后跟进:会后要总结、产生决议、形成行动计划,事项、负责人、时间点、标准、检查人,各要素要齐全。

要点③、会议角色和职责要清晰:这是每项工作都该有的基础,会议也要如此。召集人是谁,负责制定目标、选择人员、提供材料、确定时间地点等;主持人是谁,负责控制会议节奏、引导议题等;记录人是谁,负责会议记录和整理纪要等;主要决策人是谁,负责决策什么内容等等,这些都要在与会人员中标识出来。

要点④、未达成共识的"决议":达成共识的决议事项,这部分一般不会漏,可是,有时候,种种原因,有一些事项未能达成共识。这些,也是决议事项的一部分,也要记录形成行动计划。比如,谁补充什么样的材料,什么时候,再次会议讨论等。

要点⑤、开大会不如开小会:俗话说人多嘴杂,与会人员一多,达成共识就越难,所以,选择与会人员时要慎重,并且,会前指定什么人就某个问题发表自己的观点,这样,会议的效率就不会低下。

好了,做个小结

  《项目会议纪要》,高效会议的落地工具,解决了项目实施过程中最重要的沟通方式-会议的效率问题。做到会前充分准备、会中有效控制、会后跟进监督,才能让会议不白开,既有过程,还有结果!

  概括如下:

①会前充分准备:开会前要准备些什么(何时、何地、何人、何事)? 与会人员的角色与职责是什么?他们各自要准备什么?对应纪要中的基本信息、目标、与会人员、发放材料;会中有效控制:会议的议题有哪些?哪些达成共识了?哪些未决?谁发表了什么观点?对应纪要中的,发言记录、会议决议;③会后跟进监督:会议产生了哪些行动计划?谁负责?什么时候完成?达到什么标准?谁来监督检查?对应纪要中决议内容、发放范围;

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