财务内控体系_财务内控体系内容

摘要:信息化技术手段的应用主要目的在于解决传统人工工作模式在精准度和效率方面存在的诸多不足。财务信息化建设能够有效实现全局、全面管理和效率升级,被广泛应用到各个领域之中。高校财务管理系统内部控制体系建设当中,需要结合高校特点配套风险识别、信息沟通以及内部监督等多重机制,信息化系统能够通过数据平台的方式来实现平台化管理,使内部控制在财务管理当中能够真正发挥规避风险、高效运转的作用。

财务内控体系_财务内控体系内容

关键词:财务信息化;财务管理;高校;内部控制

  财务管理系统的内部控制是现代企业内控体系当中的重要一环,内部控制主要通过内部管理与平衡、强化风险识别能力、构建监督体系等方式,来保障系统的正常运行。国内高校财务管理系统引入内控机制时间较短,在内控环境建设方面相对初级,内部控制的财务系统运行面临质量不足、效率不高等问题,导致内控机制难以真实发挥作用。基于高校财务管理发展需要,从信息化建设角度形成平台式、智能化的管控策略,搭建起技术机制支撑下的内控运行,应当作为高校财务管理发展的重心。

一、高校财务内部控制信息化的主要目标

  针对高校系统,教育部门联通财政部门开展了相关的财务指导工作,配合各高校全面推进内部控制系统建设,其主要目的在于既有财务管理模式无法满足高校当前发展需要,高校应当作为财务管理升级的主要阵地,肩负起财务模式创新的使命,保证财务内控管理成效。引入信息化系统进行财务内控体系主要作用有以下几个方面。

  (一)全面提升高校财务管理的科学性

  传统的高校财务管理和运行的内部控制机制,主要依托部门领导的判断决策,对于具体管理事项来说,管理决策存在一定的主观性。信息化应用主要通过计算机数据计算与财务内部控制进行协同,借助大数据等精准客观的计算方式,使财务内控能够避免主观化,实现系统化和常态化。从实际应用层面来说,信息化系统在高校财务内控当中的应用,主要通过机制手段来避免财务舞弊、财务管理权力过于集中等问题,使内部控制在风控、监督方面的重要作用充分发挥出来,确保高校财务系统以及财务作用下的各个环节能够健康有序发展。

  (二)提升财务管理环节的实操性

  根据财务管理的内控机制来看,缺少了信息化管理层面的技术支持,内控制度很难发挥出实质性效果。信息技术平台所利用的信息数据处理模式能够优先建构与内控机制相对应的内控标准,实现模块化、一键化的财务内控运营,从而有效降低内控管理难度,避免因人员能力、操作不当、管理失衡等问题所带来的不确定风险因素。对于高校财务系统来说,信息化技术手段能够与前中后期管理节奏彼此适配,保证风险防控能力和监督执行效果。

  (三)有效提升掌控能力

  信息化建设实质上是对于整个财务内控管理流程的优化,通过信息手段优化后的管理策略更加精准化,而传统管理模式当中存在的烦琐流程、非必要流程则全部被精简、淘汰。高校财务部门可以凭借信息化系统搭建起与内控目的相适配的信息共享智能管控模式,从而解决教职员工、学生报账等繁琐流程问题,全面提高财务项目的管控力和执行力。

二、基于内控体系的高校财务管理现状分析

  (一)内控环境建设不理想

  高校财务系统内控制度起步较晚,相应的内控机制中组织构成通常存在一定环节的缺失,导致内控机制无法落实,难以实现高效率的系统化运营。从实际情况来看,财务内控需要具备财务组织管理、财务定岗分工、内控配备和关键岗位等环节,各个环节有着不同的管理范围和职能。但从高校财务体制来看,各个环节之间缺少明确的权责界限,相关工作人员尤其是基层工作人员对于内部控制精神和运行方式无法理解,导致内控机制在高校财务管理层面流于形式。

  (二)风险控制能力较差

  风控水平不高历来是高校财务管理当中的重要问题,在传统管理当中,高校在各执行阶段缺乏相应的严格标准管控,导致隐含性的内源风险问题相对严峻,又无法及时发现。而在内部控制制度运行中,高校内部未能建立起风险评估机制,无法形成有效的风险识别能力。高校财务层面面临的风险通常包括观念决策风险、组织框架风险、人员风险、分配风险等,不同风险在实际机制运行中有着不同的表现特征,需要配套以相应的识别机制来进行识别和风险防控。但从实际情况来看,高校财务内控并没有相应机制和处理预案,风险控制能力堪忧。

  (三)内部管理和信息流通不便,监督作用不明显

  部分高校在财务管理方面虽然开展了内部控制体系的建设,但是并没有从根本上把握内部控制的精髓,导致内部控制无法充分发挥其在财务管理方面的重要作用。一方面,高校涉及财务的各个部门之间并没有基于财务需要进行必要的信息共享,部门之间各自为政,在财务管理过程中严重影响了办事效率。另一方面,高校内部财务信息公开力度相对薄弱,能够公开的财务信息范围相对较小。其中涉及财务核心内容的如预算、收支情况和实物资产等方面,高校能够公开的内容较少。在这两个方面因素共同作用下,高校内部针对财务管理的内控监督严重缺失,甚至参与监督工作的监察处、审计机构形同虚设,无法发挥出理想的监督效果,难以对高校财务管理运行过程中存在的财务问题甚至使财务舞弊现象进行有效监管。

三、内控机制下高校财务管理信息化建设的主要策略

  (一)优化碎片化财务服务和信息共享

  传统高校财务管理涉及环节众多,管理过程中出现的碎片化信息量相对庞大。内部控制机制的建立需要强化内部协同,提高管理效率,而信息化技术的应用在数据信息整合和资源共享方面的优势能够满足内控机制对于碎片化信息的管理需求。高校财务信息系统可以从以下两个方面来开展建设工作。一方面,建立起财务内控的平台服务机制,针对服务目的视角开展线上的经济运营活动。高校信息平台需要能够完成在线的财务日志记录、流程管理和审批,同时利用数据库完成完整的数据记录。高校财务部门、师生以及各教职部门在财务需求方面都可以通过信息平台来完成,使碎片化的信息服务能够基于平台优势实现各环节的紧密对接。另一方面,高校应当借助信息化技术实现内部部门之间的信息整合和彼此协同,借助信息共享机制实现部门之间的信息流转,实现无障碍的内部控制。高校财务管理涉及财务、人事、教务、科研、办公等多个环节,各个部门都需要在财务内控当中发挥积极的财务管理作用,信息化平台建设需要打通部门之间的信息端口,从而实现平台层面的信息审核。例如,科研资金报销方面,内控系统需要针对财务、科研、教务等部门进行信息协调,传统财务管理更多需要经历较多的申报环节来完成资金报销,各部门之间需要针对申报内容进行信息比对,确保申报信息翔实准确。内控机制下的信息化建设则需要借助数据系统进行信息流转,使从申报到审核可以多部门在同一系统当中完成工作,提高工作效率。

  (二)保障内控管理专业人才

  财务管理内部控制机制的良性运行和信息化管理技术应用,对于财务管理工作来说,需要进一步提高相关从业人员的岗位胜任力。高校财务部门在人才配套方面,需要重视人才在内部控制、业务能力、信息化技术应用等多方面的综合能力。因此,高校在信息配套建设方面,还需要注重人才建设。首先,高校应当借助本校的教育教学资源,为内部控制财务管理相关工作人员提供定期培训,主要培训内容从信息技术应用下的财务内控需求出发,从业务流程设计管理、风险防控和监督运营等方面进行全方位的能力提升,同时提高工作人员对于财务管理工作的理念认识水平,使素质、能力能够与岗位需求相匹配。其次,要重新制定岗位人才的招聘计划,进一步提升人才招聘门槛和相应的人才待遇水平。要格外关注拥有行业经验、具备信息化系统管理能力和内控管理能力的高素质人才。针对人才需求制定与岗位工作相配套的绩效评价机制,为工作质量较高的员工提供物质或者精神方面的激励,避免人才流失,保障信息化财务内控制度的长效运营。

四、信息化财务内控要求下的管理升级

  (一)简约化财务管理结构调整

  高效率的信息平台管理模式极大地降低了人工参与的财务管理投入,为了与信息化内控机制相互适应,高校现行财务管理系统中组织结构也应当作出适当的调整。从效率提升为目的的制度优化来看,扁平化、简约化的财务结构将成为高校高水平财务内控的主要形态。高校内部应当保证财务人员物尽其用,再借助扁平化体系实现垂直简约,削减冗余财务部门。根据高校经验,可以指定财务分管副校长直接领导的财务职能部门模式,形成模块化的部门构成。部门内部,根据高校管理覆盖的财务职能,部门可以保留财务统筹管理、预算计划编制、会计核算和收费中心等部门,分管负责校内财务各个环节,并配备相应的平台数据库,进行财务管理日志记录和历史数据调用,针对具体的财务管理工作,自动生成财务工作报告,统一交付上层管理提供决策参考。

  (二)强化风险识别,落实风控机制

  财务系统当中的风险管理是一整套完善的机制,主要包含风险识别、风险分析、风险预警和风险应急处理等。传统高校由于缺少财务管理风险识别能力,导致无法针对性作出风险影响分析,采用有效的管控手段降低风险扩大化影响。依托信息化的财务内控能够凭借信息技术手段,针对校内财务管理当中出现的风险问题,设置相应的风险识别方案,再根据风险识别结果对风险扩大化水平和产生影响作出精准预估。以目前高校财务的管理经验来看,高校财务风险主要可以分为内控环境风险、预算业务风险、收支业务风险和实物业务风险等多种类型。信息技术应用下,高校可以依托这几类风险进行更为详细的风险指标细分。其中,内控环境风险主要来源于内部运行机制,针对特征可以分为认知层面风险、组织结构存在风险、相关工作人员工作能力风险以及内部管理中的权责分配情况风险等。预算业务风险主要针对高校财务内控中预算管理层面,涉及的风险类型主要有财务信息系统运行风险;预算监督风险、业务流程运行风险等。收支业务风险主要针对收入、支出两个环节的业务管理层面,其中收入风险主要包含收入安全风险、收入监督风险、流程风险等;支出风险则分为支出安全风险、支出监管风险和流程风险等。实物资产业务所涉及的类型与前几种风险相类似,主要为系统运行风险、实物资产监督风险和业务流程风险。内控机制在进行风险管控中,主要针对地管控部门除财务部外,也包含了高校内部的资产部门、审计部门、各级干部等。信息化应用中,高校财务内控风险管理可以依托动态业务报表数据监督的方式,进行风险预先识别和预警。结合财务管理经验,根据学校财务运行现状,对各个环节的报表统计数据临界值进行设置,并导入系统之中。信息化系统通过实时监督的手段,对报表数据进行风险分析,对存在异常数据行为的报表环节,发出风险预警,要求相应部门连同其他部门共同参与风险管控,进行风险评估,避免风险问题持续扩大。

  (三)引入第三方独立审计评价机构参与内部监督

  现代企业在保障运行和财务安全的过程中,常常会通过申请第三方审计的方式,由独立审计事务所参与到公司财务审计当中来,第三方审计机构参与审计能够提高审计结果真实性,发挥审计目标,真正为财务管理提供可靠审计信息。就目前来看,高校内部财务审计内控机制建立尚未形成引入第三方审计的相关转变,内部审计仍然是主要方式。信息化应用下的内控管理应当针对审计监督存在的诸多问题,引入第三方审计手段,借助独立外部审计来实现更高的内部监管。第三方审计机构主要来源于上级主管部门或与学校之间没有利益相关的独立事务所。需要注意的是,第三方参与审计相比于内部审计,在财务信息获取方面更为不便。由于高校财务系统当中,涉及的部门环节众多,因此第三方审计需要投入的时间、精力成本较高。信息化背景下的内控机制要求各部门之间构建信息共享环境,在参与到财务审计监督之前,应当完成内部财务数据的统计和平台上传。对于内部结构复杂、涉及环节过多的高校系统,可以尝试搭建共享财务平台的方式,实现全局式的数据统计,避免各部门因自身因素在审计中无法及时出具或不愿出具财务数据问题,影响审计进程,制约审计结果。财务共享系统需要构建原始票据存根、财务流程日志等方式的数据存档机制,在审计过程中可以实时进行资源调用,保障所有数据信息有据可查、能追踪溯源,提高审计监督质量。

五、总结

  内部控制机制强化了内部管理的聚合力,通过搭建新的控制管理模式,提高管理项目的运行效率。在高校财务管理当中,内部控制模式从制度根本上改善了传统管理诸多弊端,提高了管理效能。在内控机制中引入信息化系统,能够进一步降低部门之间的信息壁垒,加快财务信息的共享和流动。利用信息化技术,内控模式能够全面建立管理环境、更精准识别风险、强化财务监督能力。作者:郭珊珊 单位:成都大学电子信息工程学院

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