内控体系与业务信息系统_内控体系信息化建设

  在国家“房住不炒”的总基调下,房地产业宏观调控进步一收紧,审慎扩张、精益运营和多元经营将成为下一轮房地产业立稳市场的重要抉择。面对行业的转折性调整,各大房企纷纷强化内部经营管理体系的建设,本文将从内部控制的视角,探讨地产行业内控体系建设的困局,并试图从协同内控体系和运营管理体系的角度出发提出改善建议。

内控体系与业务信息系统_内控体系信息化建设

一、内控体系建设目标

  2010年4月26日,财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门在北京召开联合发布会,隆重发布了《企业内部控制配套指引》(以下简称配套指引)。该配套指引连同2008年5月发布的《企业内部控制基本规范》,共同构建了中国企业内部控制规范体系,自2011年1月1日起首先在境内外同时上市的公司施行。根据《企业内部控制基本规范》,内部控制总体目标是主体建立和实施内部控制体系所要达到的预期效果及所要完成的主要任务,涉及对内部控制定位和功能的认识。

  总体而言,企业内部控制的目标分为五大层面,包括战略目标、运营目标、合规目标、资产目标及报告目标。其中,战略目标是最高层次目标,战略目标是对企业全局的一种总体构想,是企业整体发展的总任务和总要求,是企业宗旨的展开和具体化,是对企业经营活动预期主要成果的期望值。运营目标是的核心目标,企业需要设立自己的使命和愿景,制定战略目标和战略规划,确立运营目标并将目标层层细分,制订和执行实现目标的具体计划。运营目标是战略目标的细化、分解与落实,是战略目标的具体化。合规目标、资产目标及报告目标是内部控制的基础性目标。

  《中央企业全面风险管理指引》将企业风险管理的目标界定为五个方面:一是确保将风险控制在与总体目标相适应并可承受的范围内;二是确保企业内部及企业与外部信息沟通顺畅,编制和提供真实、可靠的财务报告及其他相关信息;三是确保企业活动遵守有关法律法规;四是确保企业有关规章制度和为实现经营目标而采取的重大措施的贯彻执行,保障经营管理的有效性,提高经营活动的效率和效果,降低实现经营目标的不确定性;五是确保企业设立针对各项重大风险发生后的危机处理计划,保护企业不因灾害性风险或人为失误而遭受重大损失。

二、地产行业发展趋势

  近年来,国家坚持“房住不炒”基本定位,加快形成“稳地价、稳房价、稳预期”的行业长效管控机制,促进房地产市场平稳健康发展,以发挥房地产经纪稳定器作用,房地产业未来仍是国民经纪重要组成部分。在国家重大区域发展战略、新型城镇化、经济改善、消费升级等因素驱动下,预计“十四五”期间,房地产市场总量将继续保持稳定增长态势,但地产市场将出现二级分化,一线、二线城市仍是地产商投资首选,三、四线城市房地产市场进一步回归例行,投资热度将有所缓解。地产行业竞争将进一步加剧、利润空间下降等趋势显著,多元化布局和产业化发展成为各大房企的首选。

  面对行业的新变化,资源获取能力、投资经营能力、运营管理能力、人才培养能力的持续优化提升是房企应对调控、立稳市场和持续发展的不二选择。“十四五”期间,盲目扩张的发展模式,忽视精细运营的发展调性将难以在“白银时代”的地产行业取得成功,甚至可能成为地产行业被整合兼并的对象。

三、地产企业内控困局

  随着地产“白银时代”的到来,以企业战略目标、运营目标、合规目标、资产目标和财报目标未导向的企业内部控制体系面临以下发展困局。

01、内控体系不健全

  地产企业内部控制体系不健全体现控体系更新不及时、重大风险防控漏洞和内控效率低下三大问题。

  (1)内控体系更新不及时

  企业未形成内控体系评价-内控缺陷整改-内控体系更新的管理闭环,企业内控体系配套制度未形成动态调整更新机制,难以适应复杂的市场环境和持续更新的企业内部管理体系,内部控制体系更新滞后让企业战略发展和经营管理等重大领域的风险日渐放大,可能导致企业内部控制失效,甚至出现重大经营损失。

  (2)重大风险防控漏洞

  随着国家宏观调控进一步收紧,房企尤其是国有房企的投资向审慎转变,投资决策的风险评估及其应对措施成为其中不可或缺的一环,延续过往投资决策惯性,对资金风险、市场风险重视程度不足,投资决策缺乏体系化的风险评估机制,成为部分国有房地的重大风险防控漏洞。

  (3)内控效率低下

  国资委《关于加强中央企业内部控制体系建设与监督工作的实施意见》要求企业内控体系建设部门要与业务部门、审计部门、信息化建设部门协同配合,推动企业“三重一大”、投资和项目管理、财务和资产、物资采购、全面风险管理、人力资源等集团管控信息系统的集成应用,逐步实现内控体系与业务信息系统互联互通、有机融合,进一步提升内部控制效率和效能。当前,部分国有地产企业尚未建立内部系统贯通、数据共享、权限分明的内部控制信息系统,致使企业内控效率低下。

02、管理体系不适配

  (1)投资经营的运行效能不足影响内控体系有效性

  国家对地产行业的宏观调控和日趋激烈的市场竞争加大了房地产企业获取土地的难度,对地产企业的精益化经营提出了更高要求。当前部分房企由于土地储备不足,未形成滚动开发的良性循环,在公司激进的战略目标限制下,难以形成有效支撑的全面预算,致使企业经营管理闭环失效,影响了企业内部控制的有效性。

  (2)运营管理体系运行不佳影响企业内控效能

  一是知识体系建设滞后,房企在投资立项、定位报告、工程踏勘、规划设计等专业领域未形成基于区域和城市的标准知识体系及其动态更新机制,不仅降低了投资决策和规划设计的效率,且不利于保障可研定位和规划设计的准确性,同时容易出现对新进区域规划、建设条件调研不充分而导致项目进度偏差;

  二是大运营管理体系尚未成型,房企从业务协同和效率效能方面需要构建大运营体系,但受制于信息化水平不足、管理授权不到位、配套专业人才不足等因素,涵盖规划、工程、成本和营销的大运营管理体系难以落地。

  (3)产品标准化建设适用性不佳

  当前部分全国化布局的房企以集团一套产品标准作为指引,对全国各区域市场的适用性和指导性不足,结合区域市场特征的差异化标准化体系建设不足,在房企高周转的条件限制下,难以形成准确项目经营和管理规划,间接导致后期工程施工产生大量的设计变更和工程签证,加大了工程施工的内部控制压力,甚至降低了工程施工效率和质量。

四、发展自适应内控体系

  企业内部控制体系建设并非一劳永逸,毕其功于一役的顶层设计,而是伴随企业发展阶段和业务特征持续优化的动态体系。同时,内控体系也并非孤岛,它与企业的运营管理体系息息相关,缺乏良好的管理体系,再完美的内控体系也将无所适从。因此,房地产需建立自适应的内控体系并推动内部管理体系完善反哺内控体系,共同确保企业战略目标和经营目标的实现。

01、内部控制体系自适应完善

  (1)持续完善内部控制体系

  加快更新和完善企业内部控制制度体系,持续更新与公司行业特征、战略发展相适应《企业内部控制手册》和《风险控制矩阵》,建立系统全面、标准明晰的内部控制管理体系,将风险管理和合规管理要求嵌入业务流程,促使企业依法合规开展各项经营活动,实现“强内控、防风险、促合规”的管控目标,形成全面、全员、全过程、全体系的风险防控机制,切实提升内控体系有效性,加快实现高质量发展。

  (2)健全重大风险防控机制

  强化企业防范化解重大风险全过程管控,加强经济运行动态以及资本市场指标变化监测,提高集团公司对经营环境变化、发展趋势的预判能力,同时结合内控体系监督评价工作中发现的经营管理缺陷和问题,综合评估企业内外部风险水平,有针对性地制定风险应对方案,并根据原有风险的变化情况及应对方案的执行效果,有效做好企业间风险隔离,防止风险由“点”扩“面”,避免发生系统性、颠覆性重大经营风险。

  (3)加强信息系统管控

  通过数据中台和业务中台建设,打通各业务领域之间之间的信息系统,构建内部信息传递闭环,解决信息孤岛问题。

  一方面要以统一数据标准为前提,加快数据中台的建设和推广,推动数据由分散管理向集中管理转变,形成各业务模块数据的统一输出平台,满足不同业务系统之间相互获取数据的需求;对历史数据进行提取和加工处理,设定数据访问权限,方便公司内部人员在权限范围内灵活查询、分析和使用数据,全面提升经营管理决策的效率。

  另一方面要建立流程管理、风险管理、控制点管理、自我评价管理、缺陷整合管理和内部控制报告等核心模块及功能,并建立该系统与公司ERP系统、办公系统、流程管理系统、审计系统、绩效考核系统、综合报告系统等管理系统和业务系统的集成,实现内部控制信息系统与其他各类系统的数据共享。

  最后要梳理和规范业务系统的审批流程及各层级管理人员权限设置,将内控体系管控措施嵌入各类业务信息系统,确保自动识别并终止超越权限、逾越程序和审核材料不健全等行为,促使各项经营管理决策和执行活动可控制、可追溯、可检查,有效减少人为违规操纵因素。

02、内部控制隐患

  (1)投资运营机制优化

  强化政策研究和风险评估,降低一级项目开发的政府履约风险,制定一二级联动开发的制度机制,提升一二级联动开发管理能力,构建一二级联动开发的内部协同机制。强化企业资源整合能力,采用多元手段加快土地储备,进一步提升企业经营计划和全面预算管理的有效性。

  (2)运营管理体系优化

  一是推进可研定位、规划设计和工程踏勘等关键业务领域的知识体系建设,建立基于区域和城市的知识库及其动态更新机制,提升项目可研定位、规划设计和工程踏勘的精准度,优化对应业务领域的项目运营管理效率和项目风险前置管控能力。

  二是转变运营管理模式,推动以工程管理为主导的运营管理模式向集规划、工程、成本和营销于一体的大运营管理体系建设。

  (3)产品标准体系建设

  “十四五”期间深化产品标准化建设,推动产品标准体系迭代更新,建立基于区域或城市的标准化产品,确保标准化产品的指导性和适用性;适当放宽项目规划设计方案周期,提升项目规划设计的准确性,减少前期规划设计偏差。

五、结语

  内部控制不是万能的,不能认为有了内部控制体系就有了一切,就可以高枕无忧了。无论内部控制的设计和实施多么好,也只能合理保证企业目标的实现,而非绝对保证。内部控制无法杜绝错误的判断和决策,也无法完全防止可能导致组织无法实现其目标的外部事件。也就是说,即使是一个有效的内部控制体系也有可能出现失败,这是因为内部控制存在固有局限性。因此,不断推动企业内部控制的自适应发展,通过内部控制体系识别投资经营、产品设计、运营管理等方面管理漏洞,同时持续推动整改和提升,是房企确保内部控制相对有效性的核心。

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