内控体系建设背景介绍_内控体系设计

  现在中国最厉害的企业应该是华为了,伟大的背后都是苦难,1998年华为投资20亿(几乎相当于当时华为一年多的利润),拜IBM为师,革自己的命,建立了集成产品研发流程(IPD),极大地改变了过去研发过程中市场、研发、生产、服务支持、财务等部门合作中的混乱做法,提高了研发的效率和成功率。可以说,没有那次的流程变革,就不会有今天的华为,可见流程管理的复杂性和重要性。

内控体系建设背景介绍_内控体系设计

  “单位应当根据本规范建立适合本单位实际情况的内部控制体系,并组织实施。具体工作包括梳理单位各类经济活动的业务流程,明确业务环节,系统分析经济活动风险,确定风险点,选择风险应对策略,在此基础上根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度并督促相关工作人员认真执行”,《行政事业单位内部控制规范》第七条这段话指出了单位内控体系建设的步骤和内容,具体而言就是梳理业务流程、在梳理流程过程中查找风险点,然后根据风险点的情况制定措施、制度,要求工作人员严格执行,当然,最好的执行工具还是信息化系统。所以,流程管理既是内部控制体系建设的起点,也是主线。

  流程是什么?通俗来讲,流程就是我们做事情的顺序,先做什么,接着做什么,最后做什么。比如报销出差的费用,第一步填单据,第二步科长审核,第三步财务科审核,第四步局长审批,第五步出纳报销,这就是一个报销工作的顺序和流程。

  流程的重要特征是反复性和过程性。一次性的工作、以后不再反复做的事情不是流程,这样的工作叫项目,比如我们现在为单位提供的内控咨询服务,对单位来说,这项工作不会常年做,是一次性的,所以是项目。但对我们咨询方来说,有启动、调研、设计、交付、总结的咨询步骤和顺序,每家单位都是按这个流程做的,所以对我们来说这就是一个流程。

  在我们的实际工作中流程是客观存在,也就是说,无论搞不搞内控,梳理不梳理,工作中的流程是固然存在的,大家虽然一直在做这些事情,但做事的步骤、方法却不一定是最有效的,结果自然就不是最优的,所以客观存在的、约定俗成的流程都应该是按流程管理的要求进行科学管理的。比如生活中烧水、冲茶这个简单的例子:

  在这个例子中,刷茶杯、放茶叶这两项工作顺序的调整,就是一个流程再造的过程。流程再造包括调整工作步骤、砍掉或者补充一些工作环节等等,以使流程更顺畅,并减少风险。比如合同管理,在很多单位是经办科室签订合同、合同履行、合同验收、合同款项支付申请、局长审批、财务科付款这样的一个流程,但是根据《内部控制规范》归口管理原则的要求,还应该在签订合同之后增加一个合同归口管理的环节(一般是办公室归口管理),所以,内控体系建设过程中只梳理流程还是不行的,梳理的同时应该实施必要的流程再造。

  流程管理除了流程最优化的要求,还有一个流程规范化的问题。《内部控制规范》既然是一个全国行政事业单位统一要求的工作规范、标准,流程图是不能随意画的,流程管理对流程图的绘制方法有一套严格的要求和标准。比如预算编审,我们在很多单位看到的流程一般是这种描述方式:

  这当然是一个流程图,但不是符合流程管理和《内部控制规范》要求的流程图,我们在设计编写《内部控制手册》的时候,就必须要采用标准的画法,并且这些流程图还要汇总成流程体系,分级管理。比如,六大业务中的收支业务有一个总流程图,在这个总流程之下又分为财政拨款收入、非税收入、基本支出和项目支出四个子流程。收支业务流程体系到这一步还没有结束,按照我们提出的“先框架后细化”、“先建立后升级”的内控建设步骤,在内控体系文件升级的时候,基本支出流程之下还要继续细化为公务接待、差旅费、会议费、培训费四个子流程。

  流程管理的意义除了提高效率、降低风险之外,还有一个作用是通过流程固化最佳的实践经验,这就是知识管理了。比如一个办公室主任,工作十几年,走了很多弯路,受了很多折腾,最后积累一套丰富的办公室工作经验,如果哪一天这个办公室主任离岗了,新上任的办公室主任是不是又要重复走这些弯路呢?如果进行了有效的流程管理,前任办公室主任工作的步骤、方式、经验都以流程图和流程描述的方式固化下来,新任办公室主任可能在一周内看这些资料就可以把办公室主任积累了十几年的经验学到手,这就是一个知识传承过程,能够使新员工迅速的像优秀老员工一样工作。

  麦当劳的汉堡怎么做?两片面包,一片牛肉饼,1/8盎司芝士酱,1/3盎司番茄酱,然后三片酸黄瓜、三片鲜黄瓜、二十粒洋葱碎……,用包装纸一卷,全世界一个味!有了这样的流程,高中文化程度的员工足够用了,根本不需要花高工资请所谓的一流人才。再看我们的中餐馆,能否经营好全凭大师傅的做饭水准,而培养一个中餐的大师傅又特别难,没有十年八年的工夫,是熬不到掌勺大师傅的,大厨师一走就什么都带走了,餐馆的生意可能就有麻烦了,为什么?因为没有流程、没有量化!

  当我们看电视《舌尖上的中国》,为祖国博大精深的饮食文化而骄傲和赞叹时,发觉肚子饿了,我们的选择很可能是冲到麦当劳要一份汉堡、几个鸡翅、一杯饮料解决基本需求。所以,麦当劳能做到世界500强,而我们的中餐馆大多还是夫妻店。

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