财务部优化工作流程方案_财务部门优化方案

  迈克尔·哈黙将流程再造及流程管理的理念和方法带到企业管理中。今天很多建筑头部企业或具有远见的企业引进这一先进管理工具,但是很多企业只用其“形”,没有得其“神”。笔者认为流程管理的中心思想是构建从研究客户需求到满足客户需求的端到端运营体系,打破过去以部门为中心的管理框架,打破部门墙,穿墙而过。

财务部优化工作流程方案_财务部门优化方案

一、案例背景

  A公司组建于2005年,具有市政公用工程施工总承包壹级资质、房屋建筑工程施工总承包壹级资质等,公司规模约为30亿元。A公司实行多元化运营,各业务板块的运营架构如下:

  图1 A公司运营结构

  近几年来,在建筑业的快速发展带动下,A公司取得了迅速发展,但公司的制度体系建设落后,管理方式主要以部门为中心,导致管理关系错乱、效率不高,潜在风险日益增加。

二、问题诊断

  通过管理诊断,A公司的流程管理主要存在效率及控制两个方面的问题,具体如图所示:

  图2 A公司流程管理现存问题

三、解决方案

1、引入流程理念

  流程管理与传统的职能管理有诸多不同。在运营机制上,流程管理以客户为中心,以订单为轴,强化过程管理和结果导向,而职能管理是以职能为中心,流程分割于不同的职能部门。在工作安排上,流程管理是按照流程环节进行分工,强调跨职能的合作,而职能管理是以职能为基础进行分工。在沟通方式上,流程管理强调水平沟通,而职能管理以垂直沟通为主。在业绩表现上,流程管理重视流程绩效,而职能管理重视各职能绩效。

  图3 传统职能管理与流程管理对比

2、设计流程体系

  通过制度梳理和访谈调研来识别A公司的业务流程和管理流程,明确流程的内容和流程活动流转的接口。在此基础上,依据价值链和流程管理理念来规划流程管理框架。

  基于管理系统的理论,结合该集团业务和管理特点,设计了基于六大核心系统的流程框架体系,包括一个运营控制系统、两大资源管理系统及三大业务管理系统。

  图4 流程框架

运营管控系统:A公司的神经系统,是集团对分子公司管理的基本工具,主要目标是建立并落实集团和分子公司的经济和管理指标,控制目标的达成,提高组织效率。

人力资源管理系统:是A公司的基因库,以人才的“选、育、用、留”为核心,积累人才优势,支持业务发展。

财务资金管理系统:是A公司的血液系统,防范资金风险,提高资金使用效率。

建筑业务管理系统:是A公司的核心业务系统,以三次经营理念贯彻全过程,服务业主,创造价值。

房地产开发业务管理系统:是A公司的发展业务系统,以投资管理为主线,以营销管理为龙头,通过规范管理实现投资增值。

配套业务管理系统:是A公司补充业务系统,主要以商砼、沥青运营管理和设备租赁业务为主,支持核心业务的健康发展。

  对于施工业务,分析A公司建筑施工业务管理的过程特点,按照项目的生命周期管理理论,将建筑施工业务的分为三个阶段、八个模块,并标注出重点模块或活动,为建筑业务的管理提供全面性指导和管理重点,提高建筑施工业务的运营效率。

  图5 建设施工业务框架

  对于地产业务,由于该集团房地产业务处于培育阶段,房地产开发管理系统设计以投资管理(成本管理)和营销管理为重点,通过流程规范管理,迅速开发市场,扩大业务,促进该业务成熟发展。

  图6 房地产业务框架

  梳理并识别A公司的管理流程,并根据流程性质进行了重要程度评估,分为核心流程、重要流程和一般流程。

  表1 流程分类统计

3、开展流程优化

  在流程梳理与识别的基础上,对流程进行优化,重点对关键流程以及重要流程的优化,按以下四个原则进行优化:一是基于战略目标开展;二是整体系统思考;三是关注核心流程;四是与企业管理实际融合。

  图7 流程优化原则

  对A公司的关键审批权限,包括人力资源审批权限、合同审批权限及资金支出审批权限进行了梳理与规范,使公司管理变得简明清晰。

  表2 人力资源审批权限表

  表3 合同审批流程

  表4 资金支出审批权限表

  此外,以商务为中心,开展数据梳理与整理,集中统一原有事业部不同的项目管理体系,设计了统一的项目成本管理体系,体现A公司对建筑施工业务运营管控的特点。

  原有事业部分为房地产事业部和市政路桥事业部,两个事业部有各自独立的项目管理体系,导致集团对不同类项目的管理标准不统一,管理复杂,管理成本较高。本方案综合两个事业部的施工管理的特点,建立统一的项目管理体系,并构建了统一的项目成本管理体系,满足集团对分子公司和项目部运营管控的要求。

  图8 成本管理体系

4、指导流程实施

  流程体系优化之后,流程才能更好地实施落地。因此,科思顿团队建议按照总体规划,分步实施,不断改进和完善的原则开信息化的建设工作。

四、小结

  流程体系优化后,通过流程信息化及培训宣贯等活动,进行流程固化及优化,做到“外化于形,内化于心”,从而改变员工的工作习惯,减少部门与部门之间的沟通、消除部门之间工作的隔阂,从而实现工作效率与质量的双重提升。

  文章仅代表作者观点,不代表科思顿立场。

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