财务部管理优化建议_财务部工作优化方案

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财务部管理优化建议_财务部工作优化方案

本期特邀专家于文杰分享的关于嘉中爱云在“疫情背景下财务管理的困扰及应对措施”的内容整理如下:

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疫情下的财务工作者

  身处在上海的我们距今已经疫情被封了两个月了,每天醒来除了要完成日常的工作,还要想着怎么解决温饱问题。与此同时,疫情给财务工作人员带来的影响也是很大的,也许上海还没有完全封闭的时候还能够让同事帮忙配送配送单据,但是当全城都被封起来的时候工作也只能完全停止。与此同时,对于财务管理人员来说,工作安排、工作进度、KPI管理、质量管控、政策流程变更的时候怎么将信息传达到位,这些任务在居家办公时期都是让财务管理人员感到非常头疼的,原本在办公室也是一个比较难解决的问题,在居家办公以后,团队的远程管理和分散管理则让这项工作更加困难。

  嘉中爱云当下就处于这样一种状态,但不能什么工作都亲力亲为,能做的就是把市场上可以应用到这个财务领域的这个技术逐步武装到嘉中爱云自己的团队中。前几年嘉中爱云一直在说要在企业内部做数字化转型,数字化之后才能到这个数据化,数据标准化以后就可以利用其助力业务发展了。随着技术的发展,现如今嘉中爱云又有了一种更好的一站式的解决方案——超自动化。

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超自动化技术发展与应用

超自动化技术趋势

  根据全球知名顾问公司Gartner的报告显示,2022年12大技术发展趋势中,其中一项就是超自动化。超自动化广泛应用于高度人工化的场景,包括客户管理、款项支付、接受订单和客户数据更新。此外,合规性检查、员工入职、跨零售和制造业供应链系统的产品跟踪以及运输和物流跟踪等方面也常采用超自动化。自17、18年以来,财务界有了RPA这个概念阶段以来,大家对自动化和智能化的兴趣日益增加,而超自动化其实也是最快捷、最高效地帮助到财务人员的一种技术趋势。那什么是超自动化呢?超自动化是用于工作交付的多种机器学习、软件套装的集合体,包含丰富的工具组合和全面的实现步骤,机器人流程自动化、智能业务流程管理套件是其关键组成要素,机器学习拓展了其能力范围。

超自动化的一个概念就是机器人流程的自动化(RPA)。RPA是一种流程自动化解决方案,主要承担超自动化的自动化部分。RPA可以使员工团队中的业务用户,将平时需要人工进行的系列重复且基于规则的操作任务实现自动化。第二个就是有一定的人工智能(AI)或机器学习(ML)能力。在超自动化体系中,AI代表了企业技术堆栈中可用的一系列智能过程,包括机器学习(ML),自然语言处理(NLP)和智能光学字符识别(OCR)。这些技术,可以让超自动化识别更多的数据模式,持续发现并优化更多的业务流程自动化应用场景,也是保证非结构化数据业务场景使用RPA的基础,可以说AI让超自动化的应用与推广具备了更多可能性。第三个就是业务流程管理(BPM)的规范化和标准化。融合AI技术的智能业务管理,主要用于在策略层构建系统的整体自动化架构方案,并承担一定的业务流程自动化任务。它通过调度包括RPA在内的各种自动化组件,以及端到端工作流程的整套方案,保证业务流程自动化的最佳实践。第四个就是一定的高级分析能力。高级分析强调使用技术和工具检查数据,以评估对业务流程的更深刻见解,预测业务成果并围绕决策制定建议,从而实现最大价值和ROI。

超自动化带来的好处

  超自动化结合了多种技术技术,可以有效降低人力成本、优化管理机制、丰富服务手段和规避业务风险。原来财务管理人员自己带一个几十人的团队,人员的素质总归是参差不齐的,管理者要花很多心思去改良工作绩效的考评机制、设计复核的流程来保证质量和收到的单量。此外,如果工作处于高峰时期时,还要考验团队的一个承受压力能力。所以很多管理者的工作不是围绕着业务去开展,而是围绕团队去开展,这在一定程度上也会造成时间的浪费。但如果花更多的时间精力放在业务的处理上,也许能够发挥出更多的工作价值。

应用超自动化技术就相当于雇了一群非常资深、非常标准化的虚拟员工在干活,每份单据的操作都是最细致的这个操作要求来完成,不管是在这个效率上、准确率上、标准性上,还是合规性上,都能够大幅提升,无论是操作人员还是管理人员都能够运用超自动化技术得到解放。

  图为超自动化的八大优势

超自动化破除企业系统间壁垒全局觉醒

  超自动化可以破解组织内部孤岛困局,通过需求驱动(更高效的业务处理、更安全的系统运转、更精细的成本控制、更周到的客户服务)技术牵引(智能算法平台、海量数据资源、高性能计算资源)打通数据,应用,业务三重孤岛,实现全局优化。

数据孤岛阻碍了系统间的数据交换和共享,影响着数据的实时性、一致性和准确性。应用孤岛切断了系统间的功能联通,影响着应用的连贯性、完整性和安全性。业务孤岛导致分布散落的业务节点难以构成统一的有机体,从而降低了业务执行和流转效率。

超自动化在财务场景应用

票据审核方面:超自动化可以实现票据扫描、验证真伪、信息查验,信息采集和录入工作等任务。财务报表方面:超自动化可以采用财务准则模板和勾稽逻辑,解析各类文本中的指标信息。费用报销方面:超自动化可以实现自动审查报销,提取发票图像中的字段信息,生成审批意见。合同管理方面:超自动化可以实现关键字段识别,规范性检查,合同比对差异点标注及归档。

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嘉中爱云智能化解决方案

财务共享会计审核业务痛点分析

  当前,财务共享会计的审核业务主要面临财务人员多(企业规模不同,财务人员数量从几十到上百人不等)、纸质单据多(大量经营信息呈现在几百类纸质单据)、审核规则多(财务人员需要记忆上千条审核规则)以及记账规则复杂(核算精细化与经营多元化,导致记账规则多样复杂)等问题。

  与此相对应,在人工操作下,审核记账的完整性、准确性、时效性以及财务风险控制的有效性难以把控;与此同时,由于审核业务的财务数据保留在纸质单据当中,因此无法灵活使用分析;第三,财务运营成本既包括直接人力成本,还包括管理人力、职场费用、招聘培训等间接成本,因此还面临着运营成本居高不下的问题;最后,财务单据的复杂和规则的多样导致单一技术无法彻底解决问题

超级规则引擎—审核的创新模式

  正如前面提到的,财务审核会面临单据多、规则多、需要的人员多,以及其他的合规问题。当团队越来越大的时候,人员的水平也会参差不齐。就算实现了数字化,如果没有实现数据化,也不能用数据来说话,整体运营成本也随之越来越高,同时市场上也找不到一个整体性的技术解决方案。G小智在这种背景下应运而生。

G小智的一个主要功能就是将这个票据影像上的这个信息通过OCR去提取出来,并且将信息结构化。当前OCR技术更新迭代速度非常快,发票识别的准确率达到近乎100%,并且纸质单据通过一定的机器学习也基本上可以实现95%以上的识别准确率。但是对于非纸质单据来说,现在还只能做到文本识别,没办法做到这个结构化提取。

嘉中爱云采用创新型OCR+人工补录的模式,解决了当前OCR技术无法100%识别非制式票据、无法生成非制式影像结构化数据的短板。利用OCR票据识别与OCR文本识别,进行发票、标准模板附件和合同的结构化数据提取,将智能识别模式应用于支持性文件信息提取业务中。同时,通过人工补录平台对OCR识别置信值较低的信息做出人工校正,同时对非制式影像进行信息提取,灵活快速地实现结构化数据输出。除了做这些数据上面的一个对接,G小智不会对企业原来的系统流程进行任何的改造,因此业务人员通过简单的培训就可以在界面上进行操作。

智能化方案上线前后嘉中流程细节对比

  超自动化技术上线前的每一步处理流程都需要人工操作,在上线后大量的这个操作流程都通过超自动化模式的技术集成实现,从而实现每一步都是自动化的信息提取判断和这个系统操作等步骤,这种细致的审核模式带来了合规性的大幅提升和审核质量的提升。相信在财务领域通过超自动化技术可以帮助到每一个财务的审核人员和管理人员,在未来能得到越来越多的推广和运用,以更高质量的服务和标准化的数据来更好地助力企业业务的发展。

  图为智能化方案上线前后嘉中流程细节对比

  本期分享嘉宾/于文杰编辑/胡茂懿

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“技术赋能 智创云享”活动报名

  疫情的常态化让企业更认识到数字化的迫切性,领先企业们率先尝试最新技术,例如“超自动化”,来帮助企业具有持续占有第一优势的更多可能。这是一场新的技术革命,甚至会完全改变未来人们坐班制的工作方式。

  到底“超自动化”是什么?让我们一起来探讨最新的数字化技术趋势,成为引领这个行业的领航员。

  本次活动特别邀请了全国财会高校翘楚上海财经大学会计系副院长朱凯、500强企业诺华财务总监Ivy、益海嘉里共享中心董事总经理刘红建等数位行业大咖,一同来探讨“超自动化”。

  想要领先?只要比别人快一步!

大咖对话:财务智能化未来发展与影响探讨 上海财经大学会计系副院长 朱凯嘉中爱云CEO 曹俊

500强企业面对面:消费品行业财务智能化实践益海嘉里金龙鱼集团专业财务总监、财务共享中心董事总经理 刘红建上海财经大学会计系副院长 朱凯

  湖北财务共享服务学会会长 李闻一

圆桌会谈(1):医药行业超自动化Hyperautomation与智能化未来诺华、GSK、lifeecan财务总监Concur中国生态圈负责人 Tony德琪内控合规高级总监 Jessie

圆桌会谈(2):企业数字化转型中的税务智能化实施强生、BP、博世税务总监

  嘉中咨询合伙人王雅娴

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