如何优化财务核算_会计核算优化的方案

  数字化时代的到来,将数据科学理念和数字化平台工具引入财务领域,驱动财务从IT走向DT,掀起新一轮财务变革。

如何优化财务核算_会计核算优化的方案

  当下,越来越多的企业陆续开展财务信息化建设,在这个过程中,财务模块作为各个模块的数据最终归集之处,对于主数据维护的合理性要求最高。高度关注财务主数据建设维护,才能保证财务信息化工作有一个好的开头。尤其是大数据下,企业越发趋于大财务管理模式,需要对财务方方面面进行更为全面集中的管理与控制,财务主数据的重要性和价值越发得到凸显,其建设也变得更为迫切和必要。

什么是「财务主数据」?

主数据(Master Data)是用来描述企业核心业务实体的基础数据,是被多个信息系统(或功能模块)共用的标准化的数据,例如供应商、客户、员工、产品、物料、部门、项目等。它们具有高业务价值,可以被反复使用,被称为企业的“黄金数据”。同时,主数据也是企业应用系统中最基本的业务单元,因此也被经常称为“基础数据”或“公共数据”。

财务主数据是财务信息系统涉及到的与财务处理相关的主数据。财务信息系统的数据来源于企业各个业务系统,企业所有的经营、业务及交易数据,如合同、供应商、员工、收付款信息等,最终都汇集到财务信息系统中。

为什么要建设「财务主数据」?

  财务主数据来源于其他业务系统,如果企业内各个信息系统孤立、数据独立存储和维护,则会出现数据冗余、不一致、共享性差、数据失真等问题。在此情况下,企业财务信息系统需要财务人员在财务信息系统中录入客户、供应商等主数据,会造成与业务系统的数据不一致和数据冗余。

  同时,如果没有信息系统整体架构设计、没有一致的主数据,财务共享系统也无法和核算系统、预算系统、门户系统等有机联动起来。

  但当企业建立起主数据管理体系,企业的信息系统实现外部互联、内部互通时,财务信息系统所需要的主数据系统则可以从源头业务系统(如SCM系统、ERP系统、HR系统等)或者企业搭建的主数据管理系统中同步过来,实现主数据在财务信息系统中的共享。因此可以说,财务主数据建设是财务共享的基础。

对财务信息系统来说,财务涉及的主数据是财务信息系统的核心和灵魂,是财务信息系统建设的基石,统一的财务主数据管理尤为重要。

「财务主数据」现状

缺乏统一标准,更新不及时

  财务、经营、监管数据统计需求众多,同类数据在不同系统中标准不同,数据更新的范围和频率也不一致。例如:多个系统都有默认的成本中心编码,但在各系统中的编码规则各不相同,如果不能统一标准将造成十分混乱的局面。

整合困难,利用率低

  各系统存在多套组织架构,维护分散。存量数据虽多,但整合难度大,数据孤岛现象普遍,难以进行企业层面的财务分析,数据价值难以得到充分挖掘和利用。例如:HR组织架构、OA组织架构、合并架构、财务组织架构,分别在各自业务系统中进行维护,导致数据整合困难。

数据多源头,质量低下

  组织数据无统一源头,增减变动无法及时处理,两套或多套财务核算系统分别维护,容易导致出现重复数据。例如:SAP和EBS中都维护了各自的的核算主体,但其中可能存在重复数据,在从EBS转移到SAP时也有可能出现问题。数据质量无法提高也会导致后续问题频现。

存在数据安全隐患

  未对数据做脱敏或分层处理,数据整合提供应用时不能保障安全和隐私。例如:SAP将供应商信息放在表头时可以看到所有银行账户信息,但实际上应该是A公司只能看到A公司维护的银行账户信息。

「财务主数据」建设流程

财务主数据建设目标

(1)统一管理:完善财务主数据管理机制,实现财务主数据的集中管控,为系统建设提供标准化财务依据,减少部门间主数据的冗余。

(2)数据共享:提升财务主数据在系统之间的共享。

(3)提升质量:保证财务主数据的完整性、一致性;

(4)助力分析:为各系统提供统一的财务核心数据,降低企业层面财务分析的难度,提高分析的准确性。

财务主数据建设内容

  严格意义上讲,财务主数据指的是会计科目主数据。但财务信息系统涉及的主数据内容与财务业务流程紧密相关,财务主数据管理的内容不仅仅限于会计科目管理,还应包括财务信息系统所涉及和使用的企业其他主数据(供应商、客户、员工、项目等)。

首先,企业财务信息系统中需要会计科目主数据,通过会计科目对企业的交易进行分类,把企业纷繁复杂的业务通过复式记账的方法记入到每个会计科目里面去,通过会计科目把企业的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,通过三大财务报表把汇总的数据提交给用户。全集团统一的会计科目体系是企业会计核算以及相关信息系统的基础。

其次,企业财务信息系统还需要客户、供应商、员工主数据,企业的从订单到收款主流程,涉及从客户订单、开票、应收、收入、成本、对账一系列财务处理过程,都需要以客户为核心主体进行;企业的从采购到付款流程,涉及采购订单下达、发票接收、应付确认、付款等财务处理,这些过程以供应商为核心主体,而费用报销流程则涉及以员工为供应商的费用报账发起、审核到付款的一系列过程。从业务系统到财务系统,贯穿三大流程中承载的则是客户、供应商、员工主数据,最终通过信息系统去采集、存储和传递。

最后,企业信息系统还需要固定资产、项目(研发项目、销售项目)、成本/利润中心等主数据,作为企业财务处理的主数据,为企业的财务核算以及后续的管理会计系统采集数据。

  因此,建设财务主数据,不仅需要关注财务主数据(会计科目),还应关注到企业财务信息系统中其他核心的、需要共享的数据,并在全企业范围内共享和使用。

财务主数据建设路径

(1)前期调研准备

  前期需要深入调研企业财务域数据管理业务和信息化的客观现状,结合企业实际需求,从业务、技术角度出发。

从业务层面看,需要详细了解企业的销售模式(销售渠道、政策等)、采购模式、生产流程、薪酬及绩效政策等与财务高相关度板块,通过收集文档资料、问卷访谈等形式,确定企业财务管控现状和业务流转情况,为后续工作开展提供建议和依据;

从技术层面看,需要通过对信息系统(例如ERP系统、报销系统、预算系统、资金系统、OA系统、电商系统、BI系统等)和现有数据的调研及深度分析,从数据层面发现财务主数据问题,并针对特殊问题确定改造难度及改造方向。

(2)制定数据标准及管理制度

  建立财务域主数据管理组、业务组及技术组,明确各自职责,形成组织保障,推进财务主数据管理工作开展,研究、决策、协调和解决信息标准化推进过程中的相关问题。

数据标准层面,需要结合实际业务需求数理、制定并发布财务主数据统一标准,规范、严谨、清晰定义财务主数据。由于财务主数据来源于其他各业务系统,因此需要从源头处理,调研并整理企业主数据问题所在,制定各类主数据细化方案、映射规则、系统实现方案,生成适合企业主数据现状的一套标准管理体系。组织对各应用系统进行必要的标准化改造,满足企业数据统一维护、统一管控需求。

管理制度层面,主要是涉及到财务主数据的管理和使用。需要明确规定财务主数据的使用原则和处理权限,保证财务主数据的建设完整性、准确性、一致性、及时性和可获取性。在数据共享上,不同业务部门在一定的使用权限下,为了开展业务或进行分析可以共享财务主数据,由于财务主数据的唯一性,也可以保证不同部门使用数据的一致性。

(3)对存量数据进行整合、清洗

  将原来存放于各个独立业务系统的财务主数据收集在一起,制定清洗方案,清洗、确认和初始化主数据,同时进行上下游系统数据集成,并对财务主数据进行统一编码和分类。

  针对历史存量数据的清洗,主要分为数据接入、初步标记、分类处理、汇总检查、整体清洗、检查反馈几个步骤。将存量数据通过接口、ETL、文件的方式导入主数据管理平台,通过质检发现重复数据及不一致数据,完成数据的清洗转换,保障存量数据的高质量性。

(4)确定财务主数据维护策略

  当存量数据完成整合清洗后,还需要确定财务主数据的建设后续维护策略,统一对企业级主数据进行维护,以实现全企业统一的财务数据标准、核算规则、统计口径。

  根据财务主数据的属性,由财务人员和系统管理员负责财务主数据的维护;规范财务主数据的维护流程,对创建、修改、更新、删除财务主数据都需要严格遵守维护规范。

  财务主数据后续维护策略主要分为三种,可根据自身需求进行选择:

  A.在主数据管理平台中进行主数据的新增、变更和删除,及时向各业务系统分发。适用于对实时性要求不高的财务主数据;

  B.在单一的业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,主数据管理平台及时更新数据并向其他业务系统分发。适用于单一可信来源,且不受其他系统影响的财务主数据;

  C.在多个业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,由主数据平台整合处理后分发给所有业务系统。适用于对实时性要求较高的财务主数据。

  当然,上述几个步骤的完成,离不开主数据管理平台的加持。主数据管理平台是企业数据规划、数据标准落地的载体,也是实现主数据统一标准、统一规则的支撑,还是有效实施主数据全生命周期管理和数据服务的平台,以及实现数据从产生到应用,分层协同、全面治理的核心。依托主数据管理平台,企业可以提供标准统一的财务类主数据服务,各业务系统按需取用。同时,结合使用情况及反馈意见,还可以不断优化和完善各类财务域主数据管理流程和数据标准。

  △亿信华辰睿码主数据管理平台架构图

  亿信华辰睿码主数据管理平台即是这样一个可以满足企业各类主数据建设需求的产品,它涵盖7大模块:主数据模型、主数据维护、主数据分发、数据集成、主数据治理、门户管理、工作流。提供主数据抽取、审核、发布、生成、变更、失效的全生命周期管理,帮助企业建立统一的主数据标准,保障主数据共享,从而帮助企业实现包括财务在内的一系列主数据的持续化高效管理,释放主数据价值,促进数据资产变现,赋能企业高效运营。

  目前,睿码主数据管理平台还推出了性能更稳定的V2.4.1新版本,该版本进一步完善了产品细节、加强了产品功能、优化了用户体验,拥有多样性的主数据模型管理、快捷的专业表单设计、全方位的主数据维护管理、灵活强大的主数据分发、可视化的相似度检测等新特性,可以更好地契合用户需求,满足不同用户多样化的主数据管理需求。

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