内控合规体系建设的意义_内控与合规建设

  档案是企业工作中形成的具有保存价值的各类数据、资料和文件,是企业经营的痕迹和历史的载体。对于企业来说,档案连接着过去、现在和未来,无疑是重要的。本文从合规的角度,谈谈档案管理工作的重要性。

内控合规体系建设的意义_内控与合规建设

一、档案反映工作合规性

档案反映公司过去一段时间的工作细节和质量,反映公司整体经营合规性,是管理层了解公司经营情况、财务状况、内控风险等重要信息的来源,是进行管理决策的依据。开展合规检查,检查人员开展合规检查,打交道最多的便是档案,包括营销档案、培训档案、营运档案、财务档案,没有档案,合规检查就失去了重要基础。档案会说话,从档案资料中,检查人员通过化整为零、抽丝剥茧,能发现过去工作的“好”和“坏”(存在的问题和风险),针对过去工作的“坏”,很大程度上能反映工作的质量、内控制度的执行情况和人员潜在的操作风险。这为今后保险公司进一步加强内控制度建设,规范工作流程,强化合规风险管理,完善合规长效机制,增强员工合规执行意识,推动合规文化建设等具有重要依据意义。可以说,没有档案作为基础,合规检查基本上只是一句空话。

二、监管工作要求

  为保证保险交易和工作记录的可追溯性,法律和监管对保险公司有关业务、反洗钱、财务档案等方面提出了许多要求。例如:《保险法》对保险公司档案形成提出了许多管理要求,规定保险业务事项报告报表不得存在虚假记载、误导性陈述和重大遗漏;保险公司应当按照国务院保险监督管理机构的规定妥善保管业务经营活动的完整账簿、原始凭证和有关资料,且账簿、原始凭证和有关资料的保管期限,自保险合同终止之日起计算,保险期间在一年以下的不得少于五年,保险期间超过一年的不得少于十年。从行业近年受到监管处罚的情形看,因违反上述规定而受到处罚的案例比比皆是,教训是深刻的。《反洗钱法》和《金融机构客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存管理办法》规定金融机构应采取切实可行的措施保存客户身份资料和交易记录,便于反洗钱调查和监督管理;客户身份资料自业务关系结束当年;一次性交易记账当年计起至少保存5年和交易记录自交易记账当年计起至少保存5年,等等。《保险公司财会工作指引》规定董事长和总经理对保险公司财会工作合规性和会计资料的真实性、完整性负责;应建立电子会计档案管理制度;应完整保存责任准备金计量和重大保险风险测试的文档记录及相关支持材料。

  此外,从法律出发,监管部门还制定了一系列的监管制度,对档案管理间接提出了相关要求。比如:规定保险公司代理人要签订代理合同、银保专管员要签订劳动合同,并妥善保存;业务人员必须接受一定时间岗前培训和合规培训,以及一定时间的后续培训,同时妥善保存培训档案;保险销售双录要求;运营档案妥善保存,等等。

因此,强化合规管理,加强档案工作是题中应有之义,档案的真实、准确、完整,能有效降低外部监管风险,并以此促进保险公司合规经营。

三、档案缺失可能导致企业利益损失

  保险公司除了有记载历史信息的档案,还有对外合作合同、代理入职材料和代理合同、人事合同等具有契约关系的档案,记载了保险公司的权利和义务,具有法律效力。从本人之前从业经历看,某些保险公司管理较为随意和粗放,盲目增员、扩充队伍,对代理人的档案管理,合规意识淡薄,如代理人不签订代理合同、代理合同和入职资料代填代签、代理合同随意存放和管理不善而遗失等,不符合法律和监管规定。同时,对代理人档案的不重视,也为公司日后发生纠纷埋下了风险隐患,导致其利益受损。例如:某保险公司因代理人销售误导遭到客户向法院起诉,在确凿证据面前,保险公司选择赔偿客户损失,并向代理人追偿。代理人认为,销售误导资料来自公司,而非私自制作。保险公司认为,公司对销售工具有严格的管理规定,代理人只能使用公司版本,代理人使用的工具为私自制作,而且代理人与公司签订的《保险代理销售合同》明确规定,如代理人发生销售误导,公司有权对代理人追责。在法院要求保险公司提交代理合同原件时,保险公司因遗失了代理合同而无法提供,最终法院判保险公司败诉。所以说,存档千日,用档一时,在关键时刻,档案的合规价值立马体现出来了。

古人云,厚积薄发,无论是人,还是企业,这个道理都是适用的。企业没有档案,就像一个人失去了记忆,不知道过去,不知道走向什么样的未来。档案管理是对档案进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的每一个环节都是至关重要的,收集要完整,整理要规整,保管要妥善,鉴定要务实,统计要准确,利用要有效,这是合规管理的要求,每一个环节出现纰漏,都有可能影响企业的运作,出现合规风险,不利于维护自身权益。

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