质量管理体系控制企业内控_内部质量控制体系

  自财政部联合五部委发布《企业内部控制规范》到国资委发布101号文件和国企改革三年行动方案进一步推进内控工作,在企业实施内控体系建设工作已有十多年,但内控体系建设工作仍是一项概念新、难理解、信息量大的工作。我们在建设内控体系的时候,经常接触到法律、制度、流程、风险、控制措施、缺陷、信息系统等多种概念,建设完成后一般形成一本较厚的手册,少则几百页,多则上千页,信息量大;对于初次实施内控体系建设的单位,往往通过聘请咨询公司协助完成,怎样有效地控制手册质量,验收咨询公司工作,保障内控体系建设的质量,是内控体系建设过程中经常遇到的一个难题。我们根据常年的实践经验总结,提供几点质量控制的建议以供参考。

质量管理体系控制企业内控_内部质量控制体系

一、建议紧扣国家内控规范性文件的主旨要求

  国资委的内部控制体系建设政策要求,无论是2012年的68号还是2019年的101号,均属规范性文件,按国资委对规范性文件的界定,该工作具有一定的探索性。考虑到政策的定位,在建设过程中应重点把握政策文件的核心要求,具体措施可结合企业实际情况适当调整。根据国资委已发布文件,内控体系建设工作定位于“企业管理能力提升”的重要工具,需围绕“管理制度化,制度流程化,流程信息化”的思路推进。因此,在内控体系建设过程中,对企业的“制度、流程、信息系统”的建设情况掌握和促进提升,属于主旨要求。相关质量控制措施建议如下:

(一)检查内控总结报告是否对内控现状整体清晰描述。建议检查内控体系建设的总结文档,通过内控建设后是否清晰、直观地表达出公司的内控现状,并符合国家内控体系建设主旨要求。例如,公司有多少个制度,多少个制度与内控手册中的控制措施相关,哪些流程还没有落实执行,信息化覆盖了哪些流程。建议重点总结与“三重一大”相关的制度与流程,如涉及决策事项还有哪些流程缺少制度,具体哪些步骤缺少规范。

(二)检查内控手册是否清晰让各部门了解内控工作情况。通过内控体系建设的梳理和诊断,是否有将要求情况汇总到部门,使管理部门对所管辖业务范围内,清楚了解自己部门有哪些制度,哪些控制点还缺少制度;所管辖流程哪些流程执行到位,哪些控制点未执行到位;所管辖业务哪些工作已经信息化,哪些工作还未信息化。各部门情况建议可以进行横向比较。

(三)建议避免诊断报告仅以“风险、缺陷个数”展现现状的情况。根据以往的建设经验,诊断报告中常有风险个数、缺陷个数归类到各部门的数据汇总。但如果只有这些方面的量化汇总,会给阅读者认为,风险、缺陷的情况就是各部门内控体系建设的情况,陷入到以“风险、缺陷个数”体现内控全貌的“陷阱”。因此,报告中建议应有各部门制度情况、流程情况、信息化情况的量化情况,以紧扣政策主旨要求。

二、建议符合国企改革行动方案要求

  在国企改革三年行动方案中,内控建设工作属于“完善中国特色现代企业制度”工作领域,排在首要位置,应关注方案的要求。在方案中,建设内控体系与加强建设党委会、董事会、经理层,完善公司章程、系统化建设制度同属一个领域,互相关联,相辅相成。内控建设工作的质量好坏,从以上这些紧密相关工作任务的角度,可以有效地体现和促进控制。相关质量控制措施建议如下:

(一)建议对比核实内控手册与决策权责清单内容。可将手册中涉及“党委会、股东会、董事会、总经理会、董事长、总经理”的控制点过滤出来,检查是否可以形成简单的权责清单,是否能和公司的决策权责清单对应,是否有多出或错漏之处。决策清单的每一项,都能找到对应的流程,控制措施,有具体的制度要求。

(二)建议对比核实内控手册与公司制度汇编。建设内控手册中,对制度的引用是否正确,是否有准确的出处。制度是在试行,还是正式发布,制度是否已经过时。关注公司制度的汇编和发布过程管理。

三、建议保障与企业实际情况相符合

  内控管理旨在提升企业能力,有效地控制源自企业各部门、岗位的有效落实,企业在实际业务运行过程中,蕴含和积累了大量的经验。因此,内控体系建设不能脱离企业实际工作情况;建设工作应重在梳理、借鉴、促进落实、查漏补缺。内控建设不能是做一套理论的流程,更不能脱离企业实际业务情况,随意重新设计流程。相关质量控制措施建议如下:

(一)建议对比核实内控手册与部门职责。将内控手册中的各风险、控制要求按责任部门进行汇总,得出各部门的实际控制工作要求,汇总后与人事对该部门的职责发文进行对比,检查是否一致。如果手册无法按部门汇总,说明内控措施的控制责任不够清晰,应当改进手册质量,使得控制责任清晰化;如有多出或遗漏,应核实,督促人事补充职责或补充控制措施。

(二)建议对比核实内控手册的控制证据与部门日常单据。将内控手册控制矩阵中的控制证据名称,与各部门日常运行的单据名称、制度中规定的单据名称、格式进行对比,核实是否一致。

四、建议控制内控手册的基本质量

  由于内控手册编制是一个梳理骨架的工作,把公司的组织结构、制度、流程、单据、外部法律、法律等各种信息进行了集成,信息量大,页数也很多,容易出错。但手册是公司业务骨架,手册中的错误对业务影响大,所以在建设的过程中,手册不能模糊不清,也不能有大的错漏,或内部自相矛盾,应当加强手册内部各项信息的基本质量控制。相关质量控制措施建议如下:

(一)建议检查风险库中的风险控制措施情况。建议检查点在控制矩阵中的情况,在流程图上的标注情况。检查数量是否一致。

(二)建议抽查流程图与控制矩阵一致性。检查手册中流程图是否绘制完成。检查流程图的各项描述,与风控矩阵中的各项描述是否保持一致,各个步骤是否责任清晰,输出明确。

(三)建议谨慎使用类似“相关部门”的模糊用词。对于合同评审、项目评审、经营计划、全面预算等复杂度、重要性都高的流程,建议禁止使用“相关部门”,应清晰化各控制步骤的职责。

(四)建议谨慎直接按十八项指引制定流程目录。“十八项”指引只是发布的第一批业务指引,对于乙方工程、服务交付管理、生产过程管理、电子商务等诸多业务均未完善,建议企业应结合企业实际情况梳理流程目录。

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