优化财务沟通平台_财务智能化平台

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BPM客户:悦客艾家

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  合肥悦客艾家公寓管理有限公司,成立于2015年6月9日,是一家集公寓设计、市场策划、现场施工、房屋装饰、房屋租赁与运营、售后服务为一体的公寓管理综合性企业。公司以为年轻人提供安心、舒适、便捷、时尚的住宿新体验,为闲置房业主、房地产开发商提供资产增值管理服务,为政府解决租赁难题为使命,致力于打造成安徽本土住房租赁行业管理专业运营商。

  公司现采用行业先进的管理模式,引进优秀行业精英、专业人才、职业经理人参与管理,规范运营。公司现已进入全国公寓管理行业50强单位、安徽省房地产协会住房租赁专业委员会副主任单位及合肥市住房租赁协会副会长单位。

  合肥悦客艾家公寓管理有限公司立志于服务安徽省本土、辐射周边区域,实现邻边城市布局,成为全国专业住房租赁管理运营商。

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BPM使用场景——财务报销流程

  图:传统的线下费用报销单

  传统的线下财务报销流程中,存在诸多问题:

费用报销慢:过去公司都是用线下的纸质表单记录,结果报销过程比较乱,业务员抱怨财务报销慢,财务抱怨领导审核慢,业务员填报报销单也不是特别规范,在外工作人员对于带报销单回公司也觉得比较麻烦。

费用审核慢:报销一笔费用,填写相应的报销单据,来回找出纳或者财务进行签字确认,才可以报销,如果财务不在,就无法处理,通常需要等待2天左右的时间来处理。

BPM的解决方案

  通过BPM搭建报销流程后,能够做到:

处理效率提升80%

  只需要一天时间来处理。当天提报,费用当天可以报销给员工。

报销打回率降低95%

  规范报销制度,极大解决了财务和业务员因报销费用问题来回沟通的时间成本。

单据处理效率提升85%

  可以随时调取一周或者一个月的流程使用数据。来进行月底财务汇总记账。

“BPM让公寓管理变得不一样”

制定统一标准

  过去:纸质表单,随意填写

  现在:制定标准填写规则,避免打回,可导出和打印。

审批进度

  过去:和财务来回沟通,比较繁琐。

  现在:审批意见及处理进度清晰可见,谁处理过了,该谁处理了。

如图:业务员发起流程,到上级经理负责审批

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BPM使用场景——假期申请流程

  原来的假期申请流程,存在以下问题:

处理进度慢:在微信中报备一下,经理就可以批准请假。

数据统计难:月底人事需要统计每个人的请假天数,不方便统计。

BPM的解决方案

  通过BPM把假期申请流程搬到线上。

处理效率提升80%

  制定统一标准的请假流程;

  同时可以设置根据请假天数的不同来设置不同的审批人,满足个性化需求。

月底财务核算工资时间降低80%

  月底需要统计每个员工的请假时间,可以导出数据来统计每个员工的请假天数来核算工资。

“BPM让公寓管理变得不一样”

信息传输

  过去:请假需要写纸质假条,再挨个层级跑腿审批。

  现在:线上申请,直接手机录入请假原因等信息。

审批进度

  过去:和人事,经理微信微信报备一下就好。

  现在:审批意见及处理进度清晰可见,谁处理过了,该谁处理了。

如图:业务员发起流程,该上级经理负责审批。流程结束。(当请假天数大于3天,需要部门领导审批)

自动计算天数

  过去:手动填写请假天数

  现在:自动计算公式,计算出请假天数

个性化审批需求

  过去:根据请假天数,需要找不同的人签字同意。

  现在:根据请假天数设置条件,让对应的人员进行审批。

BPM寓言家:悦客艾家创始人刘伟

  从公司层面来说,BPM于我们,是在实现无纸化办公,提升工作效率的同时,最主要的是帮助完成了我公司从业务到职能部门整个工作流程标准化的实现。

  同时鉴于我们是合肥本土住房租赁企业,BPM可以有效链接我们业务主体,即房源,对我们线上数据的实时提取与分析也提供了很大便利。

  当然在实施前期,我们也遇到一些阻力,比如员工不习惯,在经过公司重申及严格要求后,现在发现各部门越来越习惯,内部流程运转也越来越顺畅。对我们企业而言,这次BPM的上线是一次不错的尝试。

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