全局财税代理规划

  财务共享服务中心,企业集中处理财务工作的核心,统一处理重复性、标准化、交易量高的流程,比如资金管理、流水核查、账款比对、费用报销等。

全局财税代理规划

  传统的财务共享服务场景缺陷愈发明显,冗余的流程、机械化处理模式等限制着财务工作的效率及价值。

  解决困境的办法就是寻找革新。舍弃传统的、人员流水线式工作的财务中心,转而建立一个智能化的无人工厂,即智能共享中心。

  智能财务共享中心是在人工智能、大数据、云计算、流程自动化等新技术支撑下,跳出传统财务处理思路的全新的智能共享服务中心。

  ​流程自动化机器人(RPA)技术的工作原理就是用软件机器人来模仿人类对系统界面的操作,取代原来人工密集型的手工劳动,减少人工运营工作量,降低错误率,提高客户满意度。

  RPA的技术特点与财务共享系统建设目标完全一致,两者之间的技术融合几乎是企业财务管理数字化建设的必然选择,AI+BI赋能的RPA更能够成为员工坚实的伙伴。

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RPA在财务共享服务中心的应用理解

  RPA财务机器人的工作从不止于单个业务,而是能够将业务流程中的数个单环节串联到一起。举个例子,以往财务共享服务中心的流程需要财务人员一个一个填写数据模板;

随着RPA财务机器人的应用,机器人将自动从资金系统里面取数,自动进行匹配,自动生成记账凭证,自动解挂完成授信额度。通过授信管理流程的全面优化,RPA可以实现更多的价值。

1、RPA财务机器人的应用前提

  财务负责人开始接手共享服务中心时,要有全局观和整体方案的设计,整体+细节才能提高整个系统的可操作性。

  拥有整体设计之后,在布局中可以先从单个点入手提高某项业务流程的效率,以点及面不断拓宽,利用RPA推动整个财务系统的优化。

2、重视RPA投入回报比分析

  假设在某一个具体场景中,企业希望实施RPA机器人,但通过分析,发现初始投资大且技术难度高,后续每年的维护和成功运转又需要数十万开支。

  经过评估,该项工作还是交给人力更合适。企业应当在做到对RPA的投资和产出有分析有判断。这应成为判断是否应用RPA的重要依据。

3、RPA适合有多个异构系统的场景

  除了需要数据量大、规则明确的场景要素外,另一个非常重要的RPA适用场景要素是多个异构系统。

  比如,一些企业的报账平台,后面要接要SAP、要接Oracle、要接多个核算软件,那么这种情况下,是可以用RPA来做的。

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财务机器人应用案例分析

  自动化技术改善了流程,提高了运营效率,与此同时,人工智能能够代替人脑执行任务,正在日益成为分析工作的重要组成部分。

RPA+AI的完美组合,好比是“肌肉”和“大脑”的关系(如图),促使财务管理和金融服务向数字化、自动化和智能化发展。

  ​通过“数据+算力+算法+场景”的叠加效应,能够帮助企业更好地决策。将复杂的分析嵌入到日常的管理和交易场景中,构建财务赋能平台,使日益复杂的工作变得更加自动化、智能化,提高财务效能。

RPA提高公司财务共享服务中心支撑效率

  2018年,某国内大型航空公司加快推进集团数字化进程,在财务管理工作中引入机器人流程自动化(RPA)。第一阶段前期,先对公司财务共享中心的现状进行了梳理。在梳理与评估之后,又从实施投入、商业价值及流程操作评估三个维度对所有流程进行了考量。最终敲定对国内起降费核算、银企系统资金支付、成本系统月报三个流程进行财务机器人的试点实施。并且在综合考虑之后选取了餐食系统核算这一业务流程,指导公司项目组进行机器人流程的自行开发实施。目前,第一阶段的建设工作已初具成效,各流程节省的人力成本如下:

  ​通过开发机器人来替代手工操作,可以大大减少人力成本。而从这些节省的流程中释放出来的人力资源,将可以分配到高附加值的分析、管理工作中去。

RPA机器人助力集团财税自动化

  2019年,某成立超过30年的大型集团财务共享中心开始引入机器人流程自动化RPA技术。

  首先自上而下将各个财务板块业务流程进行梳理,涉及营业厅加气站业务、接驳业务、供应链库存业务、税务票据处理业务等41个流程。发现存在以下业务痛点:65%业务属于重复性操作,20%业务响应不及时,15%涉及多重审核。

  拟使用RPA的自动化帮助企业财务部门来处理重复性的操作和审核等工作,从流程优化出发以点到面的实现机器人自动化。

  通过RPA识别并实现41个自动化流程,以其中几个场景为例。

1.营业厅加气站业务

  营业厅和加气站每天需要结算收款报表,报表后面附上当天的缴款单,上传至影像系统由共享中心同事记账。

RPA应用:由RPA实现POS小票单据扫描识别,RPA导出银联的信息(T+1)并进行当日的小票明细和T+1导出的明细对比,将反馈对比结果给响应团队。

2.月底清账自动化

  地方财务在月底结账前的2-3日从财资系统和SAP,通过一定业务逻辑来进行数据比对,判断是否能对当前账户操作清账。

RPA应用:通过机器人自动实现数据比对的工作,将无法比对上的数据发送给业务人员跟进。如果数据比对无误,则自动生成清账凭证,SAP出具银行余额调节表。

3.银行回单自动化

  围绕银行回单这个信息有多个流程,包括各个部门的需求、月末的费用明细记账、款项认领等。

RPA应用:通过RPA自动下载银行回单,并分类存档提供查询,减少人为机械操作,存在特殊的收付款情况由RPA来自动检索和触发提醒或记账,避免记账遗留并能保持准确。

  ​全集团采用约10个机器人,每个机器人可以实现7*24全天候工作。让机器人处理标准且重复的业务,把员工从这些繁琐的重复工作中解放出来,优化公司的基础流程作业,真正实现降本增效。

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弘玑RPA财务机器人

人工平均3960分钟,TA仅用45分钟

  弘玑Cyclone是全球领先的RPA公司,弘玑财务机器人能够实现财务工作的智能化、自动化,覆盖财务工作的各类场景。

1、财务自动化:

  (1)大量高度重复、简单、繁琐的工作可以通过RPA去完成;

  (2)有逻辑的工作内容,通过让RPA智能分析和学习各类业务的特征,待类似业务或者科目再发生时,自动触发业务模板生成各类结果。

  (3)将现有的软件和现有的IT系统进行整合,跨平台和跨系统进行操作,RPA可以登录不同系统、调用不同的工具、使用不同的应用程序,访问网页,包括在不同的终端进行操作。

2、账单处理自动化:日常收付款业务交易量比较大,笔数比较多时,通过手工下载银行对账单并进行人工对账的效率会比较低,并且准确率也不高。

  而对账机器人能够按照规则自动从银行下载交易明细并自动与企业信息系统中的收款单、付款单自动核对,大大减少对账出错率及提升工作效率。

3、税务自动化:税务机器人可以进行销项发票的一键开票,进项发票智能识别与处理,专票签收与在线认证、税务智能申报等。

4、报表统计自动化:报表机器人可根据系统设置的报表编报方式,在固定的时点按设置要求自动批量编制报表,计算报表,上报报表和汇总报表。

  帮助企业财务人员提高了信息报送的效率,提升了报送的质量。从而在保证了合规的同时,大幅提高企业的整理风险管控工作效率及管理能力。

5、发票查验自动化:通过RPA机器人自主登录增值税查验平台,轮番查询增值税发票,自动判断发票真伪,减少原先需要的大量人力以及时间,极大的提高了业务部分门的办事效率。

6、月结自动化:在机器人月结工作台内定义月结任务并设定月结规则。

  机器人执行月结任务,随后进行月结检查,自动生成月结报告并发送到对应岗位。

7、审单自动化:报销单提交后,机器人根据单据类型自动提取检查方案,并根据检查方案比对相应的检查项。

  对接结果在检查点执行情况中通过标注的形式显示出来,方便后续进行人工干预。

  还可以通过系统建立报销人信用机制,对信用等级高的员工提起的费用报销单通过系统自动审核,对于信用等级较低的员工,则需要财务共享中心的审核人员手工审核,结合流程抽检,极大提升财务审单效率。

  以财务报表制作为例,弘玑财务机器人可以自动导出系统数据、发送催收邮件、数据汇总及合并抵消以及汇总财务报告,极大提升了财务数据汇总的工作效率。

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统计数据表明:财务报表机器人效率远高于人工,人工平均3960分钟才能处理完的工作,财务报表机器人仅用45分钟就能完成,效率提高了98.7%

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关于弘玑Cyclone

  弘玑Cyclone是全球领先的RPA公司,也是超自动化(Hyperautomation)行业的领导者,仅发展3年平均年增长率超400%,持续受到一线资本青睐,2021年11月,完成1.5亿美元C轮融资,创行业单笔融资额最大记录。是同时进入 Gartner魔力象限且入选 Forrester Wave的RPA厂商。吸引了全球顶尖高校和各行业的专家级人才,为全行业提供端到端的软件自动化平台、云原生平台及数字化转型解决方案。

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