内控体系是管理体系_什么是内控体系

导语

内控体系是管理体系_什么是内控体系

  众所周知,采购是一个肥缺,属于较难以管控又非常重要的职能模块。采购很大程度上决定了企业的成本,这个成本不仅仅包括直接采购成本,还包括储存成本、机会成本等,比如销售旺季,企业未能及时采购到足够的原材料而丧失旺季的销售份额所造成的损失就是机会成本。下面我们谈谈企业采购职能模块该如何管控。

一、采购内控概述

1、采购的定义

  采购,是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。

2、采购环节

  完整的采购活动应包括:采购计划、采购申请、采购询比价、采购供应商选择与管理、采购实施、采购验收及采购付款七个环节。

3、采购内控制度及职能设置

  企业要设置合理的职能岗位及分工,明确各岗位的职责,并建立相应的采购内控制度,规范采购活动各个环节的行为。

二、采购内控关键控制环节

1、采购计划

  采购计划是采购工作实施的重要环节。是否制定采购计划、采购计划制定是否合理,都影响采购后续工作的效率和效果。未制定采购计划,采购计划制定不合理、未经有效审批,很可能造成盲目采购;未做采购计划,待需求实际发生时才申请采购,可能无法开展相应的比质比价、招标或价格谈判等工作,亦会导致采购成本上升、供货期及质量无法保障等问题。

2、采购申请

  采购申请是采购的关键环节,采购是否必要、是否合理、需求是否准确,决定了后续采购支出的发生。一旦采购申请被审批通过,采购就会被实施,如果这个环节把关出现问题,比如非必要采购或者采购申请量高于实际需求量,会造成浪费或者舞弊行为。

3、采购询比价

  采购申请审批通过后,采购部门会进行询比价。对于一般小额采购,通过采购询价并进行比质比价后,由采购部门走价格审批程序后,即可实施采购;对于大额采购以及经常发生的、批量采购,应通过询比价后筛选出几个候选供应商,再通过招标/谈判/议价来确定供应商及价格。

4、采购供应商的选择及管理

  对于大宗/大额及批量采购,采购部门可通过招标或价格谈判的方式来确定价格和供应商。招标实施过程的管理,就是采购的关键控制环节之一。招标实施过程包括招标、开标、评标、定标,企业应规范招标过程并建立相应的控制措施。

  为了提高招标采购的效率和效果(质优价廉),企业应对合作的供应商进行考评,并建立供应商库,对于合格的供应商,纳入合格供应商库;定期对供应商进行评审,对于评审不合格的,剔除出合格供应商库,不予合作。

5、采购的实施

  确定供应商及价格后,采购工作进入采购实施环节,此阶段主要工作有两部分:

  ◇ 订立合同/协议

  采购合同条款内容是否不存在疏漏、失误,是否符合企业利益要求,签订前是否经过法务人员、专业人员及相关领导的审核、审批。

  ◇ 采购下单、跟单、催单

  采购下单及对方交付是否按照合同约定进行,采购责任人是否及时跟踪客户交货情况,对于存在未能及时交货情况是否及时反馈,并进行协商处理。

6、采购验收

  采购验收应由采购部门组织,仓管及需求部门、专业技术人员(如需)参与。验收人员对数量及质量一致验收通过并签字确认后,方完成验收工作。

  对于验收出现不符合要求的,如果对方能在规定时间内完成整改的,对方完成整改后由对方提出复验,进行第二次验收;若验收发现不符合要求且估计无法在规定时间内完成整改的,视为不合格,应予退货。

7、采购付款

  采购款应在符合合同付款条件的情况下,采购部走付款申请流程,经财务审核,相关票据齐全,达到付款条件,由相关领导审核审批后,方可付款。

三、采购内控缺陷案例

案例1 安泰科技采购内控缺陷

  2020年山西证监局通过对安泰科技进行现场检查,发现如下关于采购业务的内控问题:公司对关联方的付款管理不到位。公司关联采购未能严格按照合同约定或货物入库金额付款,期间存在大额预付款项的情况。公司还存在其他关联交易不规范的情形,如公司关联销售和关联采购结算政策不对等、关联交易协议约定内容不明确等情形,因此山西证监局于2020年11月10日对上市公司采取责令改正的措施。

◆ 分析 ◆

  案例中安泰科技采购内控缺陷属于付款环节的内控缺陷。不管是什么性质的合作单位,采购付款都必须严格按照合同条款执行,经财务审核达到付款条件后方可申请付款。

案例2 鹏起科技采购内控缺陷

  鹏起科技因2018年、2019年连续2年财务会计报告被出具无法表示意见的审计报告,公司股票2020年7月17日起暂停上市。在2020年年度报告中,中兴财光华对2020年年报出具了无法表示意见的审计报告,同时出具了否定意见的内部控制审计报告。这是自2018年以来鹏起科技第三次被会计师事务所出具否定意见的内部控制审计报告,

   内控存在主要问题包括:

  1、未完全执行相关审批程序;

  2、会计确认,计量不当;

  3、采购业务、担保业务控制严重薄弱。

  其中“3、采购业务、担保业务控制问题”具体如下:2018年,洛阳鹏起与宜昌唐鼎机械有限公司签订虚假合同,约定向宜昌唐鼎采购2台3D打印机,洛阳鹏起通过募集资金专户向宜昌唐鼎支付1,300万元。上述公司实际控制人以签署虚假合同的方式,将公司募集资金专户资金支付给第三方,再通过第三方转入公司实际控制人指定账户,形成了实际控制人对上市公司的资金占用6,455万元。

◆ 分析 ◆

  采购业务涉及请购、审批、采购合同订等关键控制环节。如果管控不力,往往会存在舞弊风险,可能会出现虚假或者不必要的采购、价格虚高或质次价高,甚至签订虚假合同,盗取资金的行为。

  内控管控措施及制度不够完善,审批手续及合同审查也不给力,内部审计监督未发挥作用,几方因素夹击,最终导造鹏起科技出现重大内控缺陷且未及时发现并采取相应的补救/整改措施。

四、采购内控建设建议

  1、建立并完善采购相关内控制度,从制度上规范采购计划及审批、采购申请及审批、招标活动、供应商管理、采购验收、采购付款等环节。

  2、将“采购计划”纳入采购部门的日常工作管理,未提前拟定采购计划、纳入采购计划的,不予采购;采购计划须经过需求部门审核及相关领导审核、审批。

  3、所有采购事项须进行事先申请,未事前申请及审批的,不得采购和报销。

  4、建立供应商库及价格目录,定期对供应商进行考评、更新价格目录。

  5、加强招标全过程管理,尤其是评标活动要做到公平公正、公开透明。定标方式可采用事先审查资质资格,入围招标候选人采取“抽签定标法”,最终抽选确定中标人;另外,加强招标实施过程的监督工作,可由审计监察部门担任监标人,监督招标工作。

  6、加强供应商管理,及时对供应商的商品、服务质量进行评价、搜集反馈信息,对于供应商评价/评审不合格的,从合格供应商名录里剔除,不再合作。

  7、采购合同拟定时,充分考虑交货时间、付款条件、验收及退换货等约束条款,并在合同中作出明确约定。8、加强采购验收及采购付款管理,严格按照采购验收、采购付款相关内控制度要求执行。采购付款应对照合同条款,符合付款条件,相关单据齐全,方可申请付款,付款时应核对验收单,对于存在退货或品质有瑕疵须扣款的,申请付款时应将该部分扣除。

  9、 加强采购内控执行监督,建议监督前置。重大采购事项实施前及实施过程中由监察人员进行监督检查,对采购的必要性、业务的真实性、审批手续的完整性进行审查。

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