三体系与内控体系建设_内控体系与制度体系

  有一些朋友很惊讶地问我说,你们财务真麻烦,有了流程和制度,你们硬要再搞出一个内控出来,他们到底有啥区别呢?

三体系与内控体系建设_内控体系与制度体系

  对呀,他们到底有啥区别呢?

一、在目标指导下,流程管事,制度管人

  我们常说一句管理口诀“流程管事,制度管人,标准铸文化,数字助决策,团队打天下。”每个企业都有自己的目标,为了实现自己的目的,我们会制定各类流程,将目标分解细化为一个个任务(或行为),然后逐个“击破”,帮助目标的实现,流程最关键在分解和细化,很多我们流程没有做到这一点,导致流程无法落地,不得不“流程再造”。

流程即业务的全过程,从a点开始,到b点,到c点,到d点结束,好比河流一样,流过高山,流过峡谷,流过平原………流程化就是我们基于重要性原则提取流程中重要节点予以标志说明,以规范和指导业务发生的过程。流程化最佳状态应该是无论谁来执行这个流程,根据我们的业务流程都能顺利完成这个业务(所以我们可以说用流程管事)。一旦我们完成“流程化建设”,我们企业就可以把依赖某个人才转化为依靠流程自动驱动,把公司的核心竞争力固化到流程上,而非某个人才身上,避免“大厨陷阱”。

流程强调的是“细节”,但现实过程中我们常常没有一根竹竿插到底,只是制定了“流程图”,而非流程,导致按照流程(实际上是流程图)执行却无法实现目标。

制度呢?大家可能要问了制度里面也有流程呀,那么制度里面的流程和流程化中的流程有啥区别?还有既然有了流程化为啥还要有制度化呢?我们可以这样认为,流程是为了管事的,但是流程是由人来执行的,有了流程,但人不按流程走怎么办呢?这时就要呼唤另一条“神龙”———制度,用制度规范人的行为,不按流程走或者不认真走就予以惩罚,执行的好就予以奖励。当然制度也要明确相关流程的行为执行标准、奖惩标准、成本费用标准、时效标准、表单证据链标准等。所以我们说“制度管人”,同时制度里的流程其实跟流程化中的流程其实是一个东西。

流程化最重要的是跨部门的流程的链接和沟通,不要各自为阵,沦为一群乌合之众(所以我一直强调三化建设要有一个特别小组专门负责并协调推进)

  制度化最重要的是随着时空变化而调整。有一个很重要的关于制度的底层逻辑:制度的最终归宿并非被一直遵守,而是等待牛逼的人出现来打破和优化

  现在问题来了,有了流程和制度似乎企业的标准化建设要素已经齐全,为啥还要召唤另一条“神龙”—内控呢?

二、内控的力量

  流程用于管事,制度为了管人。现实中会存在这种情形:就算制度规定了如果不按流程执行(或执行不到位)就予以惩罚,还是有人不按流程执行(无心的或纯粹为了舞弊),毕竟是有情的人去执行无情的流程和制度,这时制度和流程就失效了!怎么办,只能召唤“内控”这条神龙了

内控就是在流程(特别是流程中容易出现风险的节点,内控是以风险为导向的。)中加入一些方法、程序、机制或者机器等,确保就算执行流程的人不按流程执行,我们依然能得到预期结果。内控本质是牵制、监控和激励,保证执行流程的人想犯错都犯不了,因为内控把我们犯错的条件和机会拿走了。正如我们政府常说的把权力关进笼子里,内控就是这个笼子。

  举个实务例子,财务人员在财务系统做凭证和复核凭证的人在良好内控下是两个不同的人,复核的人只有审核的权力,是不能删除凭证的,但如果这个复核的人硬要删除凭证怎么办?也删除不了,因为财务系统已经设置了复核的人不能删除凭证,哪怕你想删除,系统只会提醒你“对不起,您无权删除凭证”。这个流程中,内控就是这个系统设置,这个系统设置就把复核这个人不想按流程走的条件拿走了,你不想按流程也得按流程走………

  再举个实务例子,比如我们仓库存放了价值几千万的存货,为了确保存货的安全(目标)—不被偷盗,流程要求存货管理员下班前必须上锁,同时制度规定如果不上锁,罚款500,出现损失要损失额赔偿。但人是一个有情绪的动物,如果那天心情不好,比如失恋了,忘记上锁了,怎么办?如果我们在这个流程中加入一个内控程序—在仓库门口和仓库里面安装一个监控器(当然我们还可以采取其他内控程序,比如自动上锁、安排另外一个人下班前来检查等。)这样即使这个流程没有执行,我们的目标依旧能够实现,这就是内控的力量

  最后举个社会的案例,我们知道我们为了实现“法治社会”(目标),我们会打击各种犯罪和犯法行为,这个流程就分为针对打击犯罪犯法的法律法规条例地制定(立法环节,类似公司的制度。)侦查犯罪犯法行为、抓人(执法环节)、审判(司法环节)这几个节点过程。人是一个复杂、有情绪有感情的动物,如果一个人抓了犯罪犯法人员,由于犯罪犯法的人是自己亲戚(或者其他利益关系存在),他不按这个流程走(或者按这个流程走但正确执行这个流程),我们的目标就无法实现了。国家于是在这个流程加了一个内控:把立法、执法和司法三权分立,把立法权赋予全国人大或相关授权机构,把执法权赋予给公安机关,把司法权赋予给法院等司法机关,这三个机构相互牵制,从而最大可能地完成我们“法治社会”的目标。

  内控最重要是注意“效率与风险”的平衡,要跟企业的所处的阶段相适应,不要3岁小孩就穿着18岁大人的“内控”衣服,严重影响业务效率;更不要18岁大人还穿着3岁小孩的开裆裤“内控衣服”,风险大漏洞随处可见,企业岌岌可危。

三、管理口诀

  编口诀是我们一直喜欢做事情,感觉就像在“财务江湖”自立一个财务门派,精心创立自己门派的武功秘籍一样。综上我们整理我们的管理口诀为“流程管事,制度管人,标准铸文化,内控控风险,数字助决策,团队打天下。”让我们终身践行这6条口诀,与君共勉。

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