科技内控体系和闭环管理流程_内控体系建设流程

  作者:王磊 博阳精讯

科技内控体系和闭环管理流程_内控体系建设流程

  如果将高速发展的企业比作商海中急行的船只,那么风险管理、内控管理、合规管理、法律法规管理、廉洁风险管理等则是确保船只平稳和安全的压舱石。随着数字化时代的到来,构建一体化、数字化的风险内控体系已成为企业管理者越来越急迫的需求。

  所谓“一体化”和“数字化”,简言之,就是将这些管理主题整合为一套数字化的管理模型,并且与实际业务运行系统实现动态关联,构建“设计-执行-治理-优化”的“数字孪生”管理体系闭环,从而实现风险内控管理的数字化转型。

1) 数字化设计

  所谓数字化设计,即采用数字化建模技术构建一体化的风险内控体系模型,并以多维可视的方式展示出来。当前,企业大多是采用 WORD、VISIO、EXCEL 等“电子文件”来描述风险内控体系,“数字化建模”就是放弃“电子文件”这个技术手段,构建结构化和要素化的管理模型,这也是企业管理数字化转型的关键一环。

  法律法规是外源性输入文件,风险内控体系模型首先要实现本企业适用法律法规的结构化处理,构建内化管理文件与这些外部文件,甚至是外部文件条款的承接关联。这样,不但可以检查适用于本企业的法律法规是否完整落实到内部文件、流程、记录和岗位,使得企业可以更为高效地面对内外部的监管。同时,一旦外部法律法规有所变化,可基于数字化模型自动识别哪些内部管理文件需要更新,涉及哪些岗位人员,甚至自动触发更新流程。

  风险库是风险内控体系模型中最为核心的要素库,而业务风险的来源则是多方面的,内控、合规、廉洁、纪检监督都会识别出风险,这些风险应纳入一套统一的风险库,并且构建统一的内控措施。

  在统一的风险及控制措施库的基础上,可分别构建风险内控矩阵、合规检查矩阵、岗位廉洁风险矩阵等对接不同管理专题的管理模型,如果需要输出内控手册、岗位风险表之类的文件,则统一由数字化模型自动生成,不再需要人工撰写。

  风险控制相关的各类文档是否由数字化模型自动生成,是“数字化”和“文档化”管理体系最明显的区别。数字化的风险内控管理体系模型,是实现风险内控数字化管理的基础。

2) 数字化执行

  在数字化模型的基础上,可实现如下工作的数字化运行:

  1.制定内控测试计划、运行内控测试流程、跟踪缺陷整改过程、出具内控测试报告。

  2.实现风险识别管理、风险评估管理、风险应对管理,出具风险报告。

  3.收集合规信息、完成合规审查和测试,跟进合规整改过程,出具合规报告。

  基于数字化的模型直接运行上述流程,比如直接从模型库中选择风险和控制措施,直接运行模型中描述的审查和评价流程等,是“数字化”和“文档化”管理体系另一个明显的区别。新一代数字化技术所支撑的数字化执行体系,审查和评价流程不再需要技术人员基于 WORD、EXCEL形式的文件开发或配置 IT 系统;运行审查和评价流程时,执行人员可以直接从模型中选择已定义过的风险和控制措施,不再需要进行任何形式的二次录入。

3) 数字化治理

  风险内控的数字化治理,包括如下两方面的内容:

  一是风险要素的治理,即对数字化模型中的各类要素,特别是风险库和控制措施的增删改实现要素级的监控。同时,实现上述管理要素增删改相关流程的数字化运行。

  二是业务风险的实时监控,即与实际的业务系统进行对接,实现业务风险的实时监控。这类监控是风险内控数字化管理体系中最具挑战的环节,因为这类监控有两个“相互对立”的管理诉求。一方面希望这样的监控最好不要影响实际业务的运转,特别是不要降低实际业务的运行效率;另一方面又希望能及时预警和防控正在发生的业务风险。所以,这类监控需要从管理诉求的角度进行一个平衡,有时“鱼和熊掌”很难兼得。不过,随着大数据、人工智能等新一代数字化技术的不断发展,“鱼和熊掌兼得”的程度也在不断提高中。

4) 数字化优化

  利用大数据和流程还原技术,获取流程的实际运行数据,并与虚拟的“风险内控模型”对接,构建基于“风险内控模型”的优化体系。总体来说,包括如下两方面的优化分析:

  一是风险内控审查和评价流程的优化。包括消除断点、提高效率和降低成本。

  二是风险和内控措施的优化。通过分析风险内控相关流程及流程步骤的发生频率、职能分布、人员分布,调整控制措施和力度、识别新的风险,从而实现企业风险内控体系的整体优化。

上海博阳精讯信息科技有限公司 (简称:博阳精讯)是一家专注于企业业务流程管理方法论和相关软件平台研究的管理咨询公司。公司自2008年成立以来,基于数字孪生技术,依托其自主知识产权的基于要素的流程管理方法论和平台软件(统称:EBPM方法论),为客户提供专业的业务流程管理咨询及企业管理体系数字化转型服务。

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