如何编制企业内控体系手册_公司内控制度体系

第一章 总则

如何编制企业内控体系手册_公司内控制度体系

  第一条 为了加强和规范公司内部控制,提高公司经营管理水平和风险防范能力,促进公司可持续发展,根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国会计法》及《公司内部控制规范》等有关法律法规,制定本制度。

  第二条 本制度适用于公司各部门。分公司及子公司可以参照本制度建立与实施内部控制。

  第三条 本制度所称内部控制是指由公司董事会(或者由公司章程规定的经理或指定的机构)、管理层和全体员工共同实施的、旨在合理保证实现公司基本目标的一系列控制活动。

   内部控制的目标是合理保证公司经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进公司目标的实现。

  第四条 内部控制的制订原则

  1、合法性原则。本制度的制订符合法律、行政法规的规定和有关政府监管部门的监管要求。

  2、全面性原则。本制度的制定贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖公司及其所属单位的各种业务和事项。

  3、重要性原则。本制度的制订在兼顾全面的基础上突出重点,针对重要业务与事项、高风险领域与环节采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷。

  4、有效性原则。本制度相关具体业务控制能够为内部控制目标的实现提供合理保证。公司全体员工应当自觉维护内部控制的有效执行。内部控制建立和实施过程中存在的问题应当能够得到及时地纠正和处理。

  5、制衡性原则。本制度制订的七项具体业务控制,涉及的公司的机构、岗位设置和权责分配科学合理并符合内部控制的基本要求,确保不同部门、岗位之间权责分明和有利于相互制约、相互监督。

  6、适应性原则。本制度制订的七项具体业务控制,合理体现了公司经营规模、业务范围、业务特点、风险状况以及所处具体环境等方面的要求,并随着公司外部环境的变化、经营业务的调整、管理要求的提高等不断改进和完善。

  7、成本效益原则。本制度的制订在保证内部控制有效性的前提下,合理权衡成本与效益的关系,争取以合理的成本实现更为有效的控制。

第二章 货币资金

  第五条 本制度所称的货币资金是指公司所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。

  第六条 资金内部控制的关键控制点:

  1.职责分工、权限范围和审批程序需明确,机构设置和人员配备应合理;

  2.现金盘点和银行对账单的核对应当按规定严格执行;

  3.与货币资金有关的票据的购买、保管、使用、销毁等应有完整的记录,银行印鉴和有关印章的管理应当严格有效。

  第七条 货币资金不相容岗位包括:

  1.货币资金支付的审批与执行;

  2.货币资金的保管和盘点清查;

  3.货币资金的会计记录和审计监督。

  出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的等级工作。

  第八条 货币资金的审核批准程序:申请→审批→复核→支付。

  第九条 公司取得的货币资金收入必须及时入账,不得账外设账,不得坐支现金。

  第十条 公司需指定专人定期与银行对账,并指派对账人员之外的其他人员进行审核,确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否相符。

  第十一条 公司应定期和不定期地进行现金盘点,确保现金账面余额与实际库存相符,如不符,应及时查明原因,做出处理。

  第十二条 会计印章管理的要求。

  1.严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

  2.银行印鉴的个人名章由会计机构负责人或其指定的会计人员管理。

  3.现金收(付)讫章、银行转讫章由出纳员管理。

  4.财务专用章、发票专用章等印章,由会计机构负责人或其指定人员管理。

  5.会计印章保管人员应当按照规定用途和范围使用,不准交由非责任人使用,不准在空白单证及纸张上用印。

  6.会计印章一般不得携带出公司使用。确因工作需要携带出单位使用的,须经公司负责人或其授权人批准,并由保管人监督使用。

  第十三条 票据管理的要求。

  1.空白支票等银行票据和其他有价证券由出纳员保管。

  2.发票应由专人保管使用,按照规定开具发票。发票的盖章、领用备查登记应由会计机构负责人指定专人负责。发票开具人员从指定人员处领用发票后,会计人员进行备查登记。发票存根联应交存会计机构存档。

第三章 采购与付款

  第十四条 本制度所称的采购与付款是指公司外购商品并支付款项的行为。公司外购劳务并支付价款的控制可参照执行。

  第十五条 采购与付款内部控制关键控制点:

  1. 权责分配和职责分工应当明确,机构设置和人员配备应当合理;

  2. 请购依据应当充分,请购事项和审批程序应当明确;

  3. 采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰,对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应当明确;

  4.付款方式、程序、审批权限等应当明确。

  第十六条 公司采购与付款业务的不相容岗位包括:

  1. 请购与审批;

  2. 询价与确定供应商;

  3. 采购合同的订立与审核;

  4. 采购、验收与相关的会计记录;

  5. 付款的申请、审批与执行。

   第十七条 各部门负责人根据部门需求和库存情况做出商品申购计划,填写物品申购单,报值班领导审核,上交仓库主管审批,仓库主管根据仓库库存情况及各部门总需求制定采购计划。

  第十八条 根据审批后的采购计划成立询价小组,询价小组制定具体的询价方案,编制询价文件,通过收集信息来确定被询价供应商的名单,通过供应商提供的报价单、售后服务承诺及相关优惠条件确定二至三名候选供应商,将供应商名单上报,按审批后的意见确定最终供应商并进行采购。

  第十九条 购回商品交仓库管理员验收,仓库管理员凭采购单及销货清单清点货物,填写入库单。采购部根据入库单及收到的发票填写付款申请,财务管理中心依据合同协议、发票等对付款申请复核后,按规定权限逐级审批后同意付款。

  第二十条 由于质量或规格不符等原因要退换货的,仓储部门需对符合退、换货条件的商品办理出库手续,并做好退换货的记录,记录退换货的日期、货物名称、数量、购货日期、供应商、批准人等。如需退货,采购部门应向财务管理中心确认是否已部分或全部付款,若已付款,由财务管理中心尽快联系供应商收回货款。对换回货物严格按照购进货物验收、入库的程序办理。

第四章 存货

   第二十一条 本制度所称存货,是指公司日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料,主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。

   第二十二条 存货内部控制关键控制点:

   1.存货的验收、领用、盘点及处置的控制流程清晰;

   2.存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法符合国家规定。

  第二十三条 仓储部门仓库管理员要对预备入库的商品的数量、质量进行检测,审核送(收)货单,并与实物一一核对,无误后,方可入库,仓库管理员按物品的品名、规格、数量、单价、金额开具一式三联的入库单(一联仓库留存、一联交采购部门留存、一联送交财务管理中心登记入账)。由供应商直接运抵现场使用的货品:公司采购、仓储及使用部门的有关人员必须到现场验收,办理交接手续,并签字确认,生成入库单和领用单,入库单交采购员签字确认,领用单交领用部门签字确认。

  第二十四条 仓储部门必须设置存货明细账,仓库管理员根据存货入库单,详细登记存货的名称、数量、规格、单价及金额等。财务管理中心审核采购合同、入库单及采购发票等单据是否准确、真实,经审核无误后按相关会计规定进行账务处理。财务管理中心每月对仓库管理员存货明细账进行稽核确认。

  第二十五条 存货领用时,仓库管理员应按存货的品名、规格、数量、单价、金额开具一式三联的领用单(一联仓库自存、一联领用部门留存、一联送交财务管理中心登记入账),领用人员需在领用单上签字确认,仓库管理员按领用单登记存货明细账。

  第二十六条 公司仓储部门每月按存货的品种进行抽盘,每季进行全面盘点一次,填写盘点表,并与财务管理中心账表数据核对,对盘点差异进行分析,将分析结果按相关规定上报,仓储部门根据审批意见进行处理。

  第二十七条 财务管理中心按公司规定的存货计价方法,正确核算存货的实际成本,至少每年根据仓储部门及采购部门等提供的资料进行存货跌价准备分析,需计提跌价准备的应及时进行账务处理。

第五章 固定资产

   第二十八条 本制度所称的固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的,使用寿命超过一个会计年度的有形资产。

   第二十九条 固定资产内部控制关键控制点:

  1.固定资产取得依据应充分适当,决策和审批程序应当明确;

   2.固定资产取得、验收、使用、维护及处置等环节的控制流程应当清晰;

   3.固定资产成本核算、计提折旧和减值准备、处置等会计处理符合国家规定。

  第三十条 对一般固定资产的采购由使用部门根据实际情况提出采购申请,待批准后交由采购部门采购;

   对重大固定资产投资项目,需相关部门对项目进行可行性分析与评价,编制固定资产投资预算,报公司股东会、董事会或类似权力机构审批。

   第三十一条 固定资产管理部门依据申购单、送货单及发票对新增的固定资产进行验收,并填制验收直拨单将固定资产交付给申购部门。

   第三十二条 固定资产使用部门应制定安全防范措施,防止固定资产丢失、损坏等现象发生;根据固定资产的性能及使用情况提出维修计划,由维修部门审核,按规定权限报批后实施;使用部门确定哪些固定资产需办理保险,按确定的结果报批,根据批准后的意见进行处理。

  第三十三条 财务管理中心会同固定资产使用部门每年至少组织一次固定资产的清查工作,并负责固定资产的盘点,填写盘点表,与财务账表核对,同时需确认固定资产所有权的归属。对盘点的盈亏进行分析,提出处理意见,根据合理的证据及按规定权限审批后,及时进行账务处理,确保账实相符。

  第三十四条 财务管理中心审核采购合同、验收单及发票等单据是否真实、完整,按审核无误的单据进行账务处理;年末根据相关资料对固定资产进行减值准备分析,对应计提减值准备的固定资产及时进行账务处理。

第六章 成本费用控制

  第三十五条 本制度所称的成本是指可归属于产品成本、劳务成本的直接材料、直接人工和其他直接费用,不包括为第三方或客户垫付的款项。

  费用是指公司在日常活动中发生的,会导致所有者权益减少的,与所有者分配利润无关的、除成本之外的其他经济利益的总流出。

  第三十六条 成本费用内部控制的关键控制点:

  1. 成本费用定额、成本费用计划编制的依据应当充分适当,成本费用事项和审批程序应当明确;

  2.成本费用预测、决策、预算、控制、核算、分析及考核的流程应当清晰,对成本费用核算应当有明确的规定。

  第三十七条 根据公司成本费用的历史数据、人力及物力的状况以及产品的销售情况,运用本量利分析、定量及定性分析等方法对公司的成本费用及未来发展趋势进行预测,制定合理的成本费用目标。成本费用预测应符合费用最少,效益最大的原则,确定合理的期限来制定成本费用的定额标准。根据公司成本费用预测决策形成的成本费用目标,建立成本费用的预算制度,通过编制成本费用预算,将成本费用目标具体化。

  第三十八条 将费用支出根据其属性分解落实到职能部门,实行归口管理。

  1. 办公用品的支出由行政管理部控制,行政管理部经理为主要负责人。各部门根据实际需要向行政管理部提出经各部门经理审核后的采购申请,由后勤主管根据库存物品情况,提出采购意见及清单,报行政管理部经理及总经理审批后采购。

  2.人工成本由人事部控制,人事部经理为主要责任人。

  3. 车辆维护修理费的支出由维修部归口管理,维修项目实行分类管理,修理合同、修理费支出按照规定权限执行。

  4. 其他费用的责任部门为费用实际支出部门和财务管理中心部门,相关部门负责人为主要责任人。

  5. 费用审批程序及审批权限按照各项费用管理规定严格执行。发生的接待费用、差旅费用、其他日常费用的报销,由经办人填制付款审批单,提交部门经理、会计、财务经理审核,报分管领导审批,出纳复核并办理付款。

  第三十九条 财务管理中心对费用支出原始单据和有关材料的真实性、准确性和合规性进行审核、报销,根据费用报销单等原始凭证编制会计凭证。

  第四十条 公司定期对费用支出进行费用分析,定期对相应的成本费用责任主体进行考核和奖惩。通过成本费用考核促进各责任中心合理控制经营成本及各种耗费。

第七章 财务报告的编制

   第四十一条 本制度所称的财务报告是指公司对外提供的反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间的经营成果、现金流量等会计信息的文件。

  财务报告包括会计报表及其附注和其他应当在财务报告中披露的相关信息和资料。会计报表至少应当包括资产负债表、利润表及现金流量表等报表。

  附注是对在资产负债表、利润表、现金流量表等报表中列示项目的文字描述,以及对未能在这些报表中列示项目的说明。

  第四十二条 财务报告内部控制的关键控制点:

  1.在准备编制财务报告的过程中,有关对账、调账、差错更正等流程控制要求明确;

  2.财务报告的起草、审核批准等流程应当规范。

  第四十三条 根据公司的会计政策对当期与确认、计量、分类或列报有关会计政策和会计估计进行分析,评价,特别关注是否存在滥用或随意变更会计政策、不恰当调整会计估计的情形。对会计报表可能产生重大影响的会计政策和会计估计按规定的权限报董事会或类似机构审议。

  第四十四条 财务人员在日常会计处理过程中要及时进行对账,将会计账簿与实务资产、会计凭证、往来单位或个人等进行相互核对,保证账实相符、账证相符及账账相符。

   财务人员在审核凭证的过程中,对发现串户、记账科目使用错误、借贷方向错误等差错时,向有关制证人员等询问后或根据原始凭证实际情况进行调整。

  第四十五条 财务报告的编制严格按照国家统一的会计准则制度规定的会计报表格式和内容,根据登记完整、核对无误的会计账簿记录和其他有关资料编制会计报表,不得漏报或者任意进行取舍。

   财务报告的编制过程,通过人工分析或利用计算机信息系统自动检查会计报表之间、会计报表各项目之间的勾稽关系是否正确,重点对下列项目进行校验:

  1.会计报表内有关项目的对应关系。

  2.会计报表中本期与上期有关数字的衔接关系。

  3.会计报表与附表之间的平衡及勾稽关系。

  第四十六条 根据国家有关法律法规的规定,聘请会计师事务所对财务报告进行审计。公司根据实际情况按相关标准聘请会计师事务所,并报董事会或类似机构审议。

  在审计过程中,公司需配合会计师事务所的审计,及时提供与财务报告相关的资料,对审计发现的问题要及时的进行沟通。对经讨论使双方意见达成一致的财务报告报董事会或类似机构批准后发布。

第八章 附则

  第四十七条 本制度与国家法律法规和相关制度相抵触的,以国家法律法规和相关制度为准。本政策未尽事宜,按国家有关法律、法规的规定执行。

  第四十八条 本制度由公司董事会审定。

  第四十九条 本制度由公司财务管理中心负责解释和修订。

  第五十条 本制度自2019 年1月1日起执行。

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