共享财务系统优化_财务共享服务中心优化

  接着上期,继续来看看这本书还有啥知识!

共享财务系统优化_财务共享服务中心优化

06技术引擎篇:自动化+智能化

   随着大数据、AI等技术的发展,企业可以在业务财务工作中采用机器人流程自动化(英文简写为RPA)来取代一些重复繁琐的常规流程。

   在企业管理实务中,不是所有的流程都适用RPA技术。适合被RPA技术替代的工作具有以下特征:1.可借助计算机来完成的结构化、可重复的工作任务2.基于规则预定义的工作任务3.跨多平台、多系统进行的工作任务4.数据查询、收集和更新相关的工作任务5.逻辑性强的工作任务。即RPA关注的重点是一些重复性高、业务规则标准化程度高、有明确规则的业务流程。目前最常适用RPA技术的场景主要有单据信息传递、三单匹配、对账结算、发票查验、开票审核等。 RPA在企业财务共享中心中的应用能从6个方面给企业带来管理价值:1.降低成本,减少人力资本投入2.员工可以从事具有更高附加值的工作3.机器人连续工作能降低高峰期工作量,提升速度,通过缩短服务客户的周期来增加收入4.流程执行时间缩短5.机器人使用规模可以按需调整6.提高了业务财务工作质量与合规性。RPA是实现智能财务第一步,不过它并不是真正的智能财务,它只是把需要人工操作部分变成机器代替人来操作,RPA技术的深化应用与积累,将会是企业实现财务运营智能化的关键。

   在传统财务发票信息采集过程中,财务人员需要经过以下4个步骤:人工整理原始财务发票→扫描财务发票获得影像→财务人员手工录入→凭证审核。在新技术时代,很多企业采用智能财务发票信息采集技术,利用OCR(光学字符识别)扫描识别技术,自动对采集扫描后的增值税发票等财务发票上的信息进行文字识别,输出Excel表格或者直接录入财务系统。目前,在财务领域OCR技术应用主要分为识别确认模块和记账应用模块。企业建立财务共享中心后面临集中办公的要求与原始凭证分散的矛盾,企业会相应的建立影像系统,影像系统+OCR可以实现从原始凭证中提取结构化数据。OCR技术从影像识别到结果输出一般要经过影像形成、OCR识别、人工确认、信息记账应用、增票电子认证5个步骤。企业将影像系统与OCR技术结合,可减少增值税发票核验时间,提高会计核算效率,从而促进共享流程标准化和财务人员转型,推动业务财务工作流程化、自动化、智能化进程。 在共享系统中设置了大量的规则,包括流程的顺序规定和审批条件的限制等,财务人员需要找到IT技术人员提出需求,在实务中反复业务规则修改会导致开发人员需求量大且代码维护成本成倍增加。由此规则引擎(一种嵌入应用程序中的组件)将业务流程从软件系统中剥离出来,开发配套的规则编辑器让专注于设计流程和规则的业务人员使用。它的应用使得使用人员能购较容易地读懂业务规则,能够提高业务灵活性,加强业务处理透明度,减少业务、财务部门、IT部门之间的依赖和矛盾,减轻IT部门的工作压力,降低系统的维护成本和维护难度。

   在实际情况中,财务和业务数据很难融合,所以企业需要一个自动化的决策数据,帮助企业准确、快速地将业务语言转化为财务语言,这就是会计引擎。如上图所示,会计引擎像一个业务财务语言翻译器,将业务语言转换为财务语言,以实现业务财务数据的对接。它的应用可以简化会计流程、提高系统的灵活性、无须同步处理业务和财务,提高系统对业务的吞吐量,提高对客户需求的响应速度,同时统一数据标准。

07运营管理篇:新技术+新管理

   本章作者提到了影像及会计档案的管理。会计档案主要涉及四大类:会计凭证、会计账簿、会计报表及其他会计核算资料。财务共享模式下的企业会计档案不仅包括能在财务系统或ERP系统中记录的结果性档案,也包括记录前端业务过程的各类单据、形成财务核算结果的会计档案、为财务核算提供支撑的原始凭证。影像系统是财务共享中心的重要组成部分,其最大价值在于解决企业下属异地分支机构单据传递及核算效率的问题,随着一些前沿技术(如OCR)的应用,企业同各国影像系统来提取原始单据影像件上的关键信息并形成结构化数据将得到的数据与共享中心已有的数据进行自动对比,减少财务人员的核算工作量。

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   影像及会计档案管理有4个关键点需要关注:1.会计档案影像件与业务单据的关联性2.会计档案影像件与纸质会计档案的关联性3.业务数据与记账皮公正的关联性4.查阅的便捷性。

   对于企业来说,财务共享平台的搭建,只是开启了企业流程化、标准化管理的第一步。在共享服务平添运作能力优化方面,财务共享服务平台的作业派工机制发挥着极其重要的作用。在进行作业派工时,系统会将前端所有审批完成的单据统一传送至共享中心“任务池”,并根据相应的派工规则,对财务共享服务平台的员工进行公平且有效率的任务分派。除了在企业内部进行“自动派工”或“自动派工+手动派工”之外,云抢单也是当下财务共享服务平台中所常见的一种功能模式,企业通过搭建“共享大抢单”平台将每一个会计交易处理需求转变为一个个在线可抢的订单,把处理不同交易节点的空余时间充分利用起来,形成自驱动机制,让会计人员“云端办公”转型成为“滴滴会计”。相比于此,“财务众包”模式在财务共享上又迈进了一步。它把会计作业与互联网相结合,即把会计作业进行细致拆分,通过众包平台发布到互联网,由互联网大众进行处理,最后平台整合任务处理结果形成企业记账及支付依据。 互联网时代,众包模式逐渐成熟。众包即企业通过互联网平台,把本应由企业内部员工和外部合作伙伴完成的任务,分包给网络大众群体去完成。作为高度规范化、系统化、标准化的作业模式,财务共享与众包模式结合后,可以让财务共享中心向轻资产、价值管理的方面发展,灵活运营。

08共享价值篇:智能共享与企业管理会计体系

   数据中心被视为大型集团企业管理信息系统的“心脏”,财务共享中心具备成为集团级数据中心的天然优势。在基础数据收集方面,财务共享中心使得原本分散的数据得以汇总和统一处理,为管理者分析与决策工作收集了大量可靠的、低成本的数据;在基础数据规范方面,财务共享中心通过流程再造,实现了交易过程的显性化和规范化,夯实了数据基础;最后在数据中心建设路径方面,财务共享中心是企业信息化平台中最切合数据中心建设要求的系统平台,它可以提炼出管理者最关心的报告级数据,是管理者管控思想最基础的体现。

   在预算管理领域,基于财务共享服务模式的企业全面预算管理系统可以借助大数据、云会计等技术实现流程再造,并通过对大数据的分析运用使得管理更加精细、评价更加准确、调整更加可靠。传统财务模式下的全面预算存在预算编制的依据不足,编制质量不高和预算难以有效执行的弱点。财务共享使预算管理更加有效,体现在共享中心使预算编制更加准确、预算执行更加有效、预算分析及考核更有效。

   在管理会计的所有工具和方法中,财务共享与成本管理的渊源最为身后。财务共享中心通过将分散的业务集中进行处理,可以实现人工成本的有效降低,并有效提升企业整体成本数据的真实性、完整性和可比性。与“互联网+”、云计算、大数据和人工智能等技术结合的智能财务共享中心不仅可以帮助企业实现更精细化的成本核算,还能助力企业实现更合理的成本分摊。架构于互联网和”云“上的消费商城,利用电商化平台,可以将企业的差旅服务、办公用品、公务用车以及大宗采购”互联网化“,并于财务共享服务中心紧密集成,实现企业消费业务和采购业务对供应商的直接结算。

   最后财务共享支持管理会计报告落地。管理会计报告作为内部管理服务,是提升管理的必备工具,编制管理会计报告的重点在于支撑各层级管理者的经营决策;相对于面向过去的财务报告,管理会计报告侧重面向未来,其展现的信息维度更加丰富,是企业战略落地的重要手段,它可按需编制,通过对数据的整合于分析实现业财深度一体化。不过管理会计报告存在两个应用难题,第一理论界对管理会计报告的关注和研究较少,多数企业尚未开始编制管理会计报告;第二是数据与信息的缺失、对数据与信息的处理能力的缺失。而立足于财务共享的管理会计报告能够基于智能财务共享中心进行数据共享;基于商业智能(BI)进行模型分析;按需进行多维度、定制化、可视化展现。未来随着信息技术的不断进步,管理会计报告分析性平台和交易性平台将进行融合,这将显著提高管理会计报告的及时性,管理者最期盼的实时管理会计报告系统也将得到广泛应用。

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